Wettbewerbsfähigkeit steigern durch ERP-Systeme: Die wichtigsten Erfolgsfaktoren

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Wie lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit durch ERP-Systeme steigern? Auch kleine und mittelständische Unternehmen können von einem Enterprise-Ressource-Planning-System profitieren: Sie ermöglichen neue Serviceleistungen und steigern die Leistungsfähigkeit des Unternehmens enorm. Ein gut ausgewähltes ERP-System kann maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen.

Bedarfsanalyse durchführen: Wie ist der aktuelle Stand?

Es gibt viele Bereiche, in denen Ressourcen gemanagt werden müssen: Produktion, Einkauf, Lager, Personal, Rechnungswesen, Vertrieb. Vor der Einführung eines ERP-Systems sollte der Ist-Zustand des Unternehmens daher gründlich analysiert werden. So erhält man einen umfassenden Überblick darüber, was das Unternehmen konkret benötigt.

Eine gründliche Analyse des Bedarfs ist vor der Einführung eines ERP-Systems  unabdingbar. Diese Fragen sollten dabei im Vordergrund stehen:

  • Welche Bereiche sollen durch die Einführung eines ERP-Systems optimiert werden?
  • Wie ist der aktuelle Stand in diesen Geschäftsbereichen?
  • Welche konkreten Ziele werden verfolgt?

Video: ECM oder ERP wer führt zukünftig im EIM?

Ziele festhalten: Aus welchem Grund wird das ERP-System eingeführt?

Konkrete Ziele zu benennen, ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Nutzung eines ERP-Systems. Denn von diesen Zielen hängt ab, welches System verwendet werden sollte und wie es von den Mitarbeitern eingesetzt werden kann. Die Ziele werden dabei präzise und unmissverständlich festgehalten, damit sie von der Geschäftsführung über das Projektteam bis hin zum einzelnen Mitarbeiter in gleicher Weise verstanden werden.

Die Anforderungen sollten daher schriftlich festgehalten werden. Am besten eignet sich ein detaillierter Anforderungskatalog, der die folgenden Fragen beantwortet:

  • Welche Aufgaben fallen jeden Tag im Unternehmen bzw. in der jeweiligen Abteilung an?
  • Welche Erwartungen werden an das ERP-System gestellt? Hier können die konkreten Erwartungen benannt werden wie z. B. eine volle Auslastung der Maschinen oder die Automatisierung konkreter Prozesse.
  • Welche Daten sollen aus bestehenden Systemen in das neue ERP übertragen werden?
  • Wie viele Mitarbeiter werden mit dem ERP-System arbeiten? Welche Mitarbeiter sind das?
  • Wie viele Arbeitsplätze für das ERP-System benötigt das Unternehmen?

Das passende ERP-System fürs Unternehmen auswählen

Welches ERP-System eingeführt wird, sollte in jedem Fall strategisch und gut durchdacht werden. Zeitdruck ist bei dem Auswahlprozess in jedem Fall fehl am Platz. Unternehmen sollten sich ausreichend viel Zeit nehmen und verschiedene Anbieter prüfen, Angebote einholen und ,wenn möglich, auch Demoversionen testen bevor sie sich für ein System entscheiden.. So können nachträgliche Anpassungen vermieden werden.

Diese Fragen helfen bei der Auswahl des perfekten ERP-Systems

  • Erfüllt das System die technischen Anforderungen?
  • Werden alle benötigten Funktionen angeboten?
  • Können Anforderungen zukünftig angepasst werden? Wie flexibel ist das ERP-System?
  • Welche (Branchen-) Anforderungen muss der Anbieter des ERP-Systems erfüllen?
  • Und natürlich: Wie gut ist das Preis-Leistungs-Verhältnis?
Wer die Wettbewerbsfähigkeit seines Unternehmens durch ein ERP-System steigern möchte, sollte nicht allein auf die Aussagen des Anbieters vertrauen. (#01)

Wer die Wettbewerbsfähigkeit seines Unternehmens durch ein ERP-System steigern möchte, sollte nicht allein auf die Aussagen des Anbieters vertrauen. (#01)

Demo-Version anfordern und System prüfen

Wer die Wettbewerbsfähigkeit seines Unternehmens durch ein ERP-System steigern möchte, sollte nicht allein auf die Aussagen des Anbieters vertrauen. Es empfiehlt sich in jedem Fall selbst einen Blick in das System zu werfen. Seriöse Anbieter wie SelectLine stellen hierfür Demo-Versionen zur Verfügung, mit denen die Bedienelemente und Funktionen gründlich geprüft werden können.

Diese Fragen sollten nach dem Testen der Demo-Version beantwortet werden können:

  • Bietet das System die gewünschten Vorteile?
  • Lässt es sich einfach und intuitiv bedienen?
  • Welche Schwachstellen besitzt das System? Wie gravierend sind sie?
  • Werden alle Anforderungen erfüllt, die für das Arbeiten mit dem System notwendig sind?

Tests mit Echt-Daten durchführen

Ist die technische Implementierung des ERP-Systems gut geplant, ist sie an sich schnell durchgeführt, doch man sollte dennoch nichts überstürzen. Es ist ärgerlich und teuer, wenn erst nach der Erst-Implementierung Probleme auffallen.

Für eine optimale Umsetzung sollte das ERP-System bereits vor der Anschaffung gründlich getestet werden und das am besten mit echten Unternehmensdaten. So lassen sich Besonderheiten frühzeitig erkennen, die mit Beispieldaten möglicherweise nicht aufgefallen wären.

Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen

Mitarbeiterzufriedenheit ist das A und O in jedem Bereich. Wenn Mitarbeiter unzufrieden mit dem eingeführten ERP-System sind, kann das Potential des Systems blockiert werden. Sinnvoll ist es daher, sie von vorn herein einzubeziehen und ihnen die Chance zur Mitbestimmung zu geben. Am effektivsten ist das Zusammenstellen eines Projektteams aus Mitarbeitern ganz unterschiedlicher Abteilungen.

Mitarbeiterzufriedenheit ist das A und O in jedem Bereich. (#02)

Mitarbeiterzufriedenheit ist das A und O in jedem Bereich. (#02)

Von einem Projektteam profitieren

Die Mitarbeiterzufriedenheit ist ein guter Grund für die Einführung eines Projektteams, aber nicht der einzige. Mitarbeiter des Unternehmens können viele Erfahrungen aus ihrem Arbeitsalltag beisteuern und neue Ideen und Einwände einbringen. Ganz nach dem Motto „viele Augen sehen mehr als zwei“ werden die unterschiedlichen Herangehensweisen dazu führen, dass ein passendes System für das gesamte Unternehmen ausgewählt werden kann.

Das Projektteam sollte aus Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen zusammengesetzt sein. Je heterogener die Gruppe ist, desto besser können die verschiedenen ERP-Systeme bewertet werden. Wenn das System im laufenden Betrieb eingesetzt werden soll, müssen z. B. sowohl Mitarbeiter aus der Produktion als auch Mitarbeiter aus dem Vertrieb ohne Probleme damit arbeiten können.

Die Geschäftsführung überzeugen

Neben zufriedenen Mitarbeitern spielt auch die Geschäftsleitung eine entscheidende Rolle für den Erfolg des ERP-Systems. Steht sie nicht hinter dem System, wird die Einführung problematisch. Hier sind klärende Gespräche das A und O: Wo liegen die Zweifel? Gibt es Unstimmigkeiten und wie können diese aus der Welt geschafft werden? Die Geschäftsleitung sollte hinter dem ERP-System stehen, bevor es im Unternehmen eingeführt wird.

Ist die Geschäftsleitung vom neuen ERP-System überzeugt, wird dieses auch von den Mitarbeitern besser akzeptiert werden. Geschäftsleitung und Projektleitung sollten daher stets als Team zusammenarbeiten.

Ist das passende ERP-System eingeführt, kann ein Unternehmen schnell erste Erfolge verbuchen und seine Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern. (#03)Ist das passende ERP-System eingeführt, kann ein Unternehmen schnell erste Erfolge verbuchen und seine Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern. (#03)

Ist das passende ERP-System eingeführt, kann ein Unternehmen schnell erste Erfolge verbuchen und seine Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern. (#03)

Dank ERP-System Erfolge verbuchen

Ist das passende ERP-System eingeführt, kann ein Unternehmen schnell erste Erfolge verbuchen und seine Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern. Die Erfolgsfaktoren sind dabei die Automatisierung von bestehenden Prozessen, eine höhere Leistungsfähigkeit, eine geringere Kapitalbindung und die Möglichkeit neue Serviceleistungen anzubieten.

Von Automatisierung profitieren

Viele Arbeitsschritte lassen sich durch die Einführung eines ERP-Systems automatisieren. Das spart kostbare Zeit, die von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für andere Arbeiten genutzt werden kann. Moderne ERP-Systeme bringen viele nützliche Funktionen mit, um die Datenbasis für unterschiedlichste Zwecke zu nutzen. Ob im Einkauf, im Vertrieb, in der Buchhaltung oder in der Produktion – die Systeme ermöglichen eine zuverlässige Automatisierung.

Dank des ERP-Systems können auch Kunden, Zulieferer und Partner voll und ganz auf die Zuverlässigkeit des Unternehmens vertrauen und werden es zu schätzen wissen.

Leistungsfähigkeit durch ERP-Systeme steigern

Moderne ERP-Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, jederzeit auf notwendige Informationen zuzugreifen und sorgen somit für mehr Transparenz: Was befindet sich im Lager? Welche Teile wurden bereits nachbestellt? Der gesamte Ablauf im Unternehmen lässt sich übersichtlich darstellen und gleichzeitig wird die Stringenz der Daten erhöht.

Dank der Abbildung aller Prozesse können ERP-Systeme die Leistungsfähigkeit des Unternehmens deutlich steigern. Mehrere Aufträge können parallel bearbeitet werden und der Aufwand insgesamt sinkt deutlich.

Kundentermine, Aufträge und Absprachen oder Kontaktdaten und Reklamationen können im Detail im ERP-System hinterlegt werden. (#04)

Kundentermine, Aufträge und Absprachen oder Kontaktdaten und Reklamationen können im Detail im ERP-System hinterlegt werden. (#04)

Weniger Kapitalbindung: Mehr Erfolg

Ein weiterer Erfolgsfaktor besteht in der Verringerung der Kapitalbindung. Wer ein ERP-System einsetzt, kann ganz gezielt planen. Dadurch lassen sich nicht nur einzelne Kostenfaktoren reduzieren, sondern auch sehr große Posten: Bestände und Lagerflächen können deutlich geringer gehalten werden, da sich der Verbrauch mit einem ERP effektiv planen und steuern lässt.

Der Angst vor Material- oder Lieferengpässen kann durch ein ERP-System entgegen gesteuert werden.. Es ist nicht mehr zwingend nötig, viel Bestand auf Lager zu haben. Das ERP-System übernimmt die Verbrauchsplanung und vermeidet Engpässe.

Neue Serviceleistungen durch ERP-Systeme ermöglichen

Kundentermine, Aufträge und Absprachen oder Kontaktdaten und Reklamationen können im Detail im ERP-System hinterlegt werden. Die modernen Systeme greifen auf eine große und umfangreiche Datenbank zurück, die den Grundstein für erstklassige Serviceleistungen legt.

ERP-Systeme ermöglichen zudem ein sehr flexibles Arbeiten. Mitarbeiter sind nicht mehr an einen Ort gebunden und können auch im Außendienst jederzeit auf alle Kundendaten zugreifen. So können sie auch im Außendienst spezifische Angebote zusammenstellen, die genau auf den Kunden zugeschnitten sind. Individuelle Leistungen und ein persönlicher Service wirken sich positiv auf die Kaufprozesse aus und steigern auch die Kundenbindung.

Fazit: ERP-Systeme bringen mehr Qualität und Leistungsfähigkeit

Unternehmen profitieren von der Einführung eines Enterprise-Ressource-Planning-Systems: Die ERP-Systeme automatisieren Prozesse, steigern die Leistungsfähigkeit, verringern die Kapitalbindung und machen neue Serviceleistungen möglich. Kurz: Das passende ERP-System steigert die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens und trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.


Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: kurhan -#01: Marta Design -#02: nd3000 -#03: Montri Nipitvittaya-#04: DCVECTOR _

Über 

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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