Beschaffungsprozess: In 3 Schritten optimieren

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Der Beschaffungsprozess gewinnt aufgrund steigenden Kostendrucks immer mehr an Bedeutung. Eine Optimierung der Beschaffung kann in drei Stufen erfolgen.

Den Beschaffungsprozess in drei Schritten optimieren

Die Anforderungen an den Einkaufsbereich von Unternehmen haben sich stark verändert. Durch eine vermehrte Globalisierung und die Erhöhung des Materialkostenanteils an den Herstellungskosten wächst der Druck, Kosten zu senken und den Beschaffungsprozess zu optimieren.

In Fachkreisen wird die Neuausrichtung des Einkaufsbereichs in Analogie zu Industrie 4.0 unter dem Stichwort Einkauf 4.0 diskutiert. Ziel ist es, den Beschaffungsprozess durch eine stärkere Digitalisierung effizienter zu gestalten. Ein schrittweises Vorgehen in drei Stufen ermöglicht das Erreichen schneller Fortschritte und führt zu einer Neubewertung des Einkaufsbereichs.

Einkauf 4.0: Neuausrichtung des Beschaffungsbereichs von Unternehmen

Industrie 4.0 oder die vierte industrielle Revolution führt in den Unternehmen zu einer völligen Veränderung von Prozessen. Die Möglichkeiten der Digitalisierung bieten neue Chancen, stellen die Firmen jedoch auch vor die Herausforderung, sich der Entwicklung zumindest anzupassen, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit nicht zu gefährden. Mit einer proaktiven Neugestaltung des Beschaffungsprozesses ist es möglich, Wettbewerbsvorteile im Vergleich zur Konkurrenz aufzubauen, denn der Einkauf hat einen direkten Einfluss auf den Gewinn.

Der Einkaufsbereich befindet sich im Spannungsfeld, einerseits Kosten einzusparen und andererseits dafür zu sorgen, dass die Qualität der vom Unternehmen hergestellten Produkte und Dienstleistungen nicht darunter leidet. Den Fokus ausschließlich auf Einsparungen zu setzen, ist somit nicht empfehlenswert.

Video: SAP – Der Beschaffungsprozess – von der BANF bis zur Zahlung (TERP10 / ERP4School)

Anforderungen an den Beschaffungsprozess

Ziel der Neuorientierung des Beschaffungsprozesses ist eine Optimierung der gesamten Lieferkette. Dabei werden digitale Technologien genutzt, um eine systematische, ganzheitliche Vernetzung zu erreichen.

Auf diese Weise können die aktuellen Anforderungen an den Einkaufsbereich am besten bewältigt werden:

  • steigende Materialkosten
  • kürzere Lieferzeiten
  • höhere Qualitätsansprüche
  • Volatilität der Märkte
  • Ausweitung der Produktpalette

Digitale Technologien ersetzen den operativen Einkauf

Die Digitalisierung führt dazu, dass der Beschaffungsprozess auf der operativen Ebene automatisiert werden kann, was die Rolle des traditionellen Einkäufers stark verändert. Dieser wird mehr und mehr zum Schnittstellenmanager, der andere Qualifikationen und Kompetenzen benötigt, um erfolgreich zu arbeiten. Im Zentrum der Qualifikationen steht ein hohes technisches Verständnis für die digitalen Technologien.

Mitarbeiter im Einkaufsbereich sind Datenanalysten, die ihre Entscheidungen auf Basis umfassender Datenauswertungen treffen. Dennoch werden weiterhin traditionelle Kompetenzen benötigt, die der Pflege von Beziehungen dienen. Der Einkaufsbereich ist ein Unternehmensbereich, in dem nach wie vor die persönlichen Kontakte zu den Lieferanten und den internen Abnehmern wichtig sind.

Datenbasierte Transformation des Beschaffungsprozesses

Ziel der Implementierung von Einkauf 4.0 ist es, den Beschaffungsprozess datenbasiert neu auszurichten. Dafür müssen im Einkauf die Strukturen und Prozesse gemäß der Anforderungen, die sich aus der Digitalisierung ergeben, angepasst werden. Die Materialbedarfsermittlung und die allgemeine Bedarfsermittlung erfolgen transparent und sind jederzeit nachvollziehbar. Das führt zu einer Veränderung der Beschaffungslogistik und hat außerdem direkte Auswirkungen auf das Lieferantenbriefing.

Nachdem der Beschaffungsprozess umgestaltet wurde, ist die Reaktionsgeschwindigkeit des Einkaufs wesentlich höher. Wurden alle Potentiale genutzt, kann der Einkauf in Echtzeit auf die Beschaffungswünsche der Produktionsabteilung reagieren und sofort alle nötigen Informationen zur Verfügung stellen.

Eine derartige Entwicklung ist nur möglich, wenn sich der Einkaufsbereich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann und der Beschaffungsprozess so weit wie möglich digitalisiert wird.

Die Optimierung des Beschaffungsprozesses kann in drei Schritten erfolgen:

  1. Konsolidierung der Datenbasis
  2. Einkaufsautomatisierung
  3. Automatische Zuordnung von Teilen zu Warenstammgruppen
Die Automatisierung der Beschaffung erfolgt durch die Schlüsselung der Warengruppen. Diese Warengruppen werden untergliedert nach Komplexität, Material und Technologie.

Die Automatisierung der Beschaffung erfolgt durch die Schlüsselung der Warengruppen. Diese Warengruppen werden untergliedert nach Komplexität, Material und Technologie.

1. Konsolidierung der Datenbasis

Die Daten stehen im Mittelpunkt der digitalen Transformation und deshalb sollte im ersten Schritt eine Konsolidierung der Datenbasis erfolgen. Dabei werden zunächst die Bestandsdaten betrachtet und bereinigt. Ziel ist die Vermeidung von Dubletten und mehrfach angelegten Datensätzen. Auch überflüssige Artikel sowie unvollständige Stammdaten sollten eliminiert werden.

Dieser Schritt stellt die meisten Unternehmen vor große Herausforderungen, denn er ist nur durch eine konsequente Fleißarbeit realisierbar. Praxisbeispiele zeigen jedoch, dass es sehr effektiv ist, diesen Schritt zu vollziehen:

Bei einem Unternehmen aus dem Bereich Maschinenbau, das mehr als 100.000 Zeichnungsteile verwaltete, konnte diese Zahl auf 2.500 Zeichnungsteile reduziert werden. Das entspricht einer Reduktion um 97,5 Prozent und lässt erahnen, welche Potentiale bereits dieser erste Schritt eröffnet, wenn der Beschaffungsprozess optimiert werden soll.

2. Einkaufsautomatisierung

Die Automatisierung der Beschaffung erfolgt durch die Schlüsselung der Warengruppen. Diese Warengruppen werden untergliedert nach Komplexität, Material und Technologie. Anhand der Warengruppen werden wiederum die Lieferanten zugeordnet. Wurde ein Teil einer Warengruppe zugeordnet, wird eine weitere Differenzierung nach Stückzahl, Größe oder Gewicht vorgenommen. Nach dieser Zuordnung erfolgt eine Anfrage bei den Zulieferern, die dieses bestimmte Teil liefern.

Hat im Vorfeld bereits eine Bewertung der Lieferanten stattgefunden, erleichtert dies die Auswahl und ermöglicht die Realisierung von Kostensenkungspotentialen, weil der Beschaffungsprozess im Hinblick auf verschiedene Aspekte gebündelt werden und automatisiert ablaufen kann.

Die Bündelung kann erfolgen nach:

  • Bedarfen
  • benötigten Spezifika
  • Einkaufsvolumina
  • Technologie
  • Material

Eine derartige Vorgehensweise ist jedoch unmöglich, wenn nicht im ersten Schritt die Zahl der Zeichnungsteile bereits radikal reduziert wurde, um die Materialbedarfsermittlung zu vereinfachen. Bei der Automatisierung der Beschaffung werden Determinanten wie ein Sicherheitsbestand ebenfalls berücksichtigt.

Wird der gesamte Beschaffungsprozess jedoch lückenlos automatisiert, kann der Sicherheitsbestand drastisch reduziert werden. Allerdings muss dafür sichergestellt sein, dass die Prozesse alternative Lieferquellen berücksichtigen und somit das Risiko minimieren, dass es zu Engpässen bei der Materialversorgung des Produktionsbereichs kommt.

3. Automatische Zuordnung von Teilen zu Warenstammgruppen

Jeder Warenstammgruppe werden zehn bis maximal 20 Referenzteile über eine grafisch-interaktive Lösung zugeordnet. Der Einkäufer kann anhand der Software wahlweise kaufmännische, technische oder technologische Informationen abrufen. Nachdem die Warenstammgruppen inklusive der Referenzteile angelegt wurden, erfolgt eine Zuordnung aller Zeichnungsteile automatisch. Mit dieser digitalen Technologie werden große Datenmengen in kurzer Zeit zugeordnet und somit dem automatisierten Beschaffungsprozess zur Verfügung gestellt.

Jede Warenstammgruppe kann dann in Teilgruppen untergliedert werden, für die jeweils eine gesonderte Bedarfsermittlung erfolgt. Die Auswahl der Zulieferer sollte auch berücksichtigen, inwieweit es möglich ist, eine Vernetzung herzustellen. Idealerweise wird der Beschaffungsprozess als Geschäftsprozess verstanden, der über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg optimiert werden kann und somit die Teilprozesse beim Lieferanten integriert.

Video: Einkauf in dem digitalen Zeitalter?| Einkauf 4.0 | Begriffe der Industrie 4.0

Welche Vorteile können durch die Digitalisierung im Einkauf erreicht werden?

Die fortschreitende Digitalisierung stellt besonders mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen. Die damit verbundenen Vorteile ermöglichen jedoch die Realisierung von Kostenvorteilen, eine Verbesserung der Transparenz und eine Optimierung von Entscheidungen:

  • Daten und Informationen sind in Echtzeit verfügbar (Risikominimierung)
  • Datenqualität steigt (höhere Aussagekraft)
  • Datenverfügbarkeit wird optimiert
  • Datenzugriff auch mobil möglich
  • Informationsfluss wird automatisiert
  • Kommunikation (horizontal und vertikal) erfolgt ohne Medienbrüche
  • Transparenz der Wertschöpfungskette steigt
  • Daten werden zur Entscheidungsgrundlage
  • auf Marktveränderungen kann schneller reagiert werden
  • Trends ermittelbar

Ausblick: Wie wird sich der Beschaffungsprozess verändern?

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, zu immer schlankeren und flexibleren Organisationen zu werden, um im internationalen Wettbewerb konkurrenzfähig zu bleiben. Der Einkaufsbereich ist dafür von entscheidender Bedeutung, denn er wird zum Engpassfaktor. Läuft der Beschaffungsprozess nicht reibungslos ab, kommt es zu Produktionsausfällen, Lieferengpässen und Umsatzausfällen. Andererseits kann der Einkauf durch eine optimale Automatisierung zum Erfolgsfaktor werden.

Eine erfolgreiche Neuausrichtung des Einkaufs entfaltet eine Hebelwirkung auf das Unternehmensergebnis, denn sie wirkt sich direkt auf alle nachgelagerten Prozesse aus. Die Beschaffungslogistik sollte auch die Prozesse bei den Lieferanten integrieren, um Synergien zu erzeugen und den Geschäftsprozess zu beschleunigen. Durch die Automatisierung von operativen Standardabläufen gewinnt der Einkäufer wertvolle Zeit, strategische Überlegungen anzustellen.

Einkäufer werden perspektivisch neue und anspruchsvollere Aufgaben wahrnehmen. Sie werden sich um die strategische Ausrichtung des Beschaffungsprozesses, die Optimierung von Beständen und die Bildung von Einkaufsgemeinschaften kümmern. Auch das Controlling sowie die Verbesserung von Einkaufskonditionen und das Lieferantenbriefing gehören zu den Aufgaben der Einkäufer, die diese Aufgaben jedoch zunehmend datenbasiert vornehmen.

Aus diesem Grund ist es nötig, die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung durch Schulungen adäquat auf die Anwendung von digitalen Technologien und die Interpretation der Daten vorzubereiten.

Durch eine gezielte Analyse und Optimierung des Beschaffungsprozesses wird sichergestellt, dass im Einkaufsbereich digitale Workflows entstehen.

Durch eine gezielte Analyse und Optimierung des Beschaffungsprozesses wird sichergestellt, dass im Einkaufsbereich digitale Workflows entstehen.(#02)

Digitale Transformation: Einkauf 4.0

Der Einkauf ist eine Schlüsselfunktion beim Anstreben der digitalen Transformation. Durch eine gezielte Analyse und Optimierung des Beschaffungsprozesses wird sichergestellt, dass im Einkaufsbereich digitale Workflows entstehen. Darüber hinaus sorgt die systematische Integration der Lieferanten dafür, den Wertschöpfungsprozess zu optimieren.

Mit innovativen Tools werden die gesamten Daten des Einkaufs systematisch aufbereitet und den Entscheidungsträgern zur Verfügung gestellt. Das Ergebnis sind transparente Entscheidungsgrundlagen und eine Verbesserung der Entscheidungsqualität.


Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: Gorodenkoff -#01: _ ALPA PROD-#02: Gorodenkoff

Über 

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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