Personalcontrolling: Kennzahlen für Personalmanagement

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Ein gutes Personalcontrolling ist unverzichtbar für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Die richtigen Mitarbeiter für jede Abteilung zu finden und diese optimal im Job einzusetzen, kann eine Herkulesaufgabe sein. Ziel sollte immer auch ein professionelles Kostenmanagement und eine vernünftige Personalplanung in der Zukunft sein.

Personalcontrolling: Worum handelt es sich genau?

Im Personalcontrolling geht es um mehr als das Aussuchen neuer Mitarbeiter. Es geht um die gesamte Betrachtung aller Beschäftigten im Unternehmen. Als Teilbereich im Personalwesen übernimmt das Personalcontrolling diverse Aufgaben. Von der Information, welche Mitarbeiter wo eingesetzt werden, über die Planung und Koordination aller relevanten Personalthemen.

Information, Planung und Koordination von Personalfragen. Das ist eine der wesentlichen Aufgaben im Personalcontrolling. (#1)

Information, Planung und Koordination von Personalfragen. Das ist eine der wesentlichen Aufgaben im Personalcontrolling. (#1)

Im Fokus: Die zukünftige Entwicklung des Unternehmens und der Personalbedarf

Eine Art Kontrollfunktion für die jeweilige Firma wird gewährleistet. Controlling (auf Deutsch: „Steuerung“) bedeutet in diesem Zusammenhang ein Blick auf die zukünftige Entwicklung des Unternehmens und die Maßnahmen beim Personal, welche als Konsequenzen daraus gezogen werden müssen. Bestimmte Kennzahlen helfen den Fachkräften im Personalcontrolling, das Beste fürs Unternehmen herauszuholen.

Relevante Kennzahlen fürs Personalcontrolling:

  • die aktuellen Personalzahlen
  • Kostenstruktur für alle Mitarbeiter
  • Mitarbeiterplanung anhand der Entwicklung des Unternehmens
  • Personalrisikomanagement (Was passiert, wenn wichtige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen?)
  • Erhebung aller Kennzahlen
  • Bedarf ermitteln für Personalentwicklungsmaßnahmen
  • tief gehende Organisations- und Planungsanalysen
  • die komplette Betrachtung von Mitarbeitern eines Unternehmens. Das ist abhängig vom strategischen oder operativen Hintergrund. Fokus auf einzelnen Personalgruppen oder auf dem gesamten Personal liegen.Nutzen und Betrachtungsbereiche

Sind alle Daten aus den Kennzahlen erhoben und analysiert worden, erfolgt die Steuerung und Planung des Personalwesens. Die gute Nachricht: Vieles lässt sich auch online regeln. Mit einer bestimmten Software können diverse Prozesse in Unternehmen bequem gesteuert werden. Ideal für kleine und mittlere Unternehmen und unabhängig für Branchen aller Art anzuwenden. Neben der Personalplanung bieten einige dieser Systeme auch Leistungen im Marketing oder in Produktionsabläufen an. Ein Beispiel, wie man zeitgemäß sein Unternehmen steuern kann, kann hier entdeckt werden.

Personalcontrolling: Zeitliche Abgrenzung der Daten entscheidend

Um eine realistische Analyse für das Personalcontrolling zu erstellen, ist eine zeitliche Abgrenzung essentiell. Die „Ist-Daten“ sind also mit den „Zukunfts-Daten“ zu verbinden. Bei den aktuellen Daten handelt es sich um momentan tätige Personen (etwa Daten von Mitarbeitern, Mitarbeiterkosten und deren derzeitige Auslastung) oder des Unternehmens/Organisation (einzelne Sparten und deren Besonderheiten).

Zukunfts-Daten beinhalten Veränderungen im Unternehmen, welche mit hoher Wahrscheinlichkeit zu erwarten sind. Dazu zählen Austritte aus dem Unternehmen, Versetzungen, Pensionierungen, das Ende von Auszubildenden oder auch geplante Veränderungen in der Unternehmensstruktur).

Vorhersage-Daten runden die Analyse ab. Hierzu zählen Ereignisse, welche nur schwer vorherzusagen sind, aber trotzdem (negative) Konsequenzen für das Unternehmen haben können. Demographische Trends und ein Rückgang an Bewerbern, ein hoher Krankenstand oder eine starke Fluktuation unter Beschäftigten können nicht immer präzise vorhergesagt werden.

Ein sinnvoller Mix aus Mitarbeitern in den unterschiedlichsten Abteilungen. Auch das ist ein Garant für Zufriedenheit unter den Kollegen. (#2)

Ein sinnvoller Mix aus Mitarbeitern in den unterschiedlichsten Abteilungen. Auch das ist ein Garant für Zufriedenheit unter den Kollegen. (#2)

Personalcontrolling: Quantitative und qualitative Daten

Eine Kernkompetenz von Mitarbeitern im Personalcontrolling: Die Erhebung quantitativer und qualitativer Daten und deren Schlussfolgerung daraus. Zu den rein quantitativen Daten gehören die Mitarbeiterkosten oder die personelle Auslastung von Bereichen im Unternehmen. Hier kann jeder Controllingbereich zugreifen.

Die Besonderheit im Personalcontrolling ist die Auswertung und Analyse qualitativer Daten. Also etwa die Mitarbeiterzufriedenheit und deren mögliches Potential. Aber auch das allgemeine Betriebsklima und soziale wie fachliche Kompetenzen finden hier Berücksichtigung. Um diese qualitativen Daten herauszufinden, sind Erhebungen und Umfragen notwendig. In Form von Mitarbeiterinterviews können die Experten feststellen, was gut oder weniger gut im Unternehmen läuft. Profitieren kann in diesem Zusammenhang vor allem der operative Vergleich.

Anhand aller Resultate, quantitativ wie qualitativ, können die Spezialisten aus dem Personalcontrolling nötigen Bedarf erkennen und an die Chefetage Empfehlungen aussprechen, um im Bereich Personal das ganze Unternehmen jetzt und in der Zukunft voranzubringen. Und wer noch weiter nach oben will, ist eventuell bald sogar Chef.

Kosten-Nutzen-Vergleich aller Maßnahmen im Unternehmen

Letztendlich geht es um die sinnvolle Steuerung des Personalwesens einer Firma. Dazu kann auch ein vernünftiger Kosten/Nutzen Vergleich von beschlossenen Maßnahmen beitragen.

  • Personalbeschaffung bzw. Personalsuche
  • Personalmarketing
  • Personalentwicklung oder
    Employer Branding
  • die umfassende Effizienz aller Planungen
  • generelle Planungs- und Prozesseffizienz zur Steuerung der Qualität im Personalbereich des Unternehmens.

Personalcontrolling: Die spezielle Personal-Balances Scorecard

Schon lange im allgemeinen Controlling populär, kann diese im Personalcontrolling ebenfalls eingesetzt werden. In etwas anderer Form, um diese für die zukunftsorientierte Entwicklung im Personalsektor des Unternehmens zu verwenden. Es erfolgt eine Anpassung der vier herkömmlichen Dimensionen (Perspektive von Kunden, Finanzbereich, Prozessen und Lernen) auf die spezifischen Anforderungen im Bereich Human Resources.

Im Wesentlich geht es hier darum, die Effizienz im Personalbereich zu dokumentieren und zu messen. Man kann von drei entscheidenden Gründen für das Arbeiten mit der Personal-Balences Scorecard sprechen. Erstens: Die Arbeit des Personals wird messbar. Damit wird auch offensichtlich, wie hoch der Wert der Personalabteilung ist. Zweitens: Die Personalarbeit ist sehr eng mit den Zielen des Unternehmens verzahnt. Drittens: Der Personalsektor ist also nicht wie in vielen herkömmlichen Firmen ein Notfall-Instrument, um schnell Personal zu rekrutieren.

Die Personalplanung und auch Neueinstellungen gehören zum Jobprofil im Personalcontrolling. (#3)

Die Personalplanung und auch Neueinstellungen gehören zum Jobprofil im Personalcontrolling. (#3)

Personalcontrolling: Informationen zum Berufsbild

Eine spannende Tätigkeit mit direktem Draht in die oberen Abteilungen großer Unternehmen. So gehört die Berichterstattung an die Chefabteilung zu den wichtigen Tätigkeiten im Personalcontrolling. Auch relevant: Personalkosten transparent zu machen. Damit kann auch der Wert der Ressource Mensch besser definiert werden. Äußerst wichtig ist auch das Sammeln von Informationen, um strategische Entscheidungen vorzubereiten. Im Personalbereich kann das konkret eine Neuausrichtung der Personalplanung bedeuten oder eine Aufstockung bestimmter Bereiche des Unternehmens mit fachlich qualifizierten Mitarbeitern.

Das Identifizieren neuer Entwicklungen im Personalbereich gehört ebenfalls zu den Kompetenzen im Personalcontrolling. Wie oben bereits ausgeführt, geht es dabei nicht nur um die Einstellung neuer Mitarbeiter, sondern um die Steigerung der Effizienz im gesamten Personalbereich eines Unternehmens.

Aufteilen lassen sich im Personalcontrolling drei verschiedene Bereiche von Effektivität über Effizienz bis zum Kostencontrolling.

Im Effektivitätscontrolling wird der Beitrag des Personalsektors zum Erfolg des Unternehmens geprüft. Hier geht es um Bereiche wie die Fluktuationsrate, die Abwesenheiten aber auch Resultate von Mitarbeiterinterviews oder generell die Ergebnisse zur Arbeitszufriedenheit in der jeweiligen Firma. Es geht um folgende Frage: Was für Ressourcen werden im Personalwesen eingesetzt und was kommen dabei für Ergebnisse heraus?

Das Controlling im Effizienzbereich wertet die Effizienz diverser Wege zur Personalbeschaffung aus. Das Arbeitsfeld sind interne und externe Stellenangebote, Maßnahmen zum Headhunting oder auch der Einsatz von einer Vermittlungsagentur. Wie effizient, also erfolgreich, sind diese unterschiedlichen Methoden, gutes Personal zu bekommen und wie lange dauert es zeitlich, akzeptable Mitarbeiter zu beschaffen. Der Weg, wo im Durchschnitt die besten Mitarbeiter gewonnen wurden, ist dann offenbar der für die Zukunft sinnvollste Weg und wird stärker zur Akquise genutzt. Als letzten Teilbereich sorgt ein verantwortungsbewusstes Kostencontrolling dafür, die Planung des Budgets für den Personalbereich zu übernehmen. Darüber hinaus kümmerst sich dieser Teilbereich im Personalcontrolling darum, dass die Budgetplanung wirklich wie vereinbart eingehalten wird.

Wo genau arbeitet eine Fachkraft im Personalcontrolling?

Beschäftigt sind diese hochspezialisierten Controller vor allem in größeren Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern. Sie werden in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt, entweder innerhalb des Unternehmens oder als regulärer Teil der Personalabteilung. Ist die Firma kleiner, übernehmen die Aufgaben meist Generalisten, die Kompetenzen im Personalbereich wie im Controlling erworben haben. Überraschend ist, dass viele Quereinsteiger mitwirken. Das hat allerdings einen nachvollziehbaren Grund, weil es sich um eine noch junge Tätigkeit handelt. Üblicherweise handelt es sich bei den meisten Mitarbeitern um Personaler oder eben Controller, die sich fortgebildet haben.

Inzwischen gibt es allerdings die Möglichkeit, im Rahmen eines BWL-Studiums sich zum Personalcontroller ausbilden zu lassen und sich so auf den komplexen Bereich zu spezialisieren. Weiterhin bieten neuerdings auch zahlreiche unterschiedliche Bildungseinrichtungen Fortbildungen für diesen besonderen Personaler-Job an, über die anschließend bei erfolgreichem Abschluss eine Qualifikation zum Personalcontroller möglich ist. Der Bedarf scheint auf jeden Fall in den größeren Firmen vorhanden zu sein. Immer noch wird zu viel Geld in diversen Bereichen verschwendet. Da kommt die Unterstützung durch Fachkräfte gerade recht, die sich zum einem Effizienzsteigerungen bei der Personalsuche kümmern und andererseits strategische Empfehlungen für mögliche Neuausrichtungen von Unternehmen abgeben. Es ist zu wünschen, dass Maßnahmen zur Stärkung der Firmen auch Erfolg haben, denn ein durch Effizienz gestärktes Unternehmen ist konkurrenzfähiger und sollte auch Investitionen und Expansionen weniger scheuen. Wenn das Erfolge im Personalcontrolling sind, ist zu wünschen, dass die Anzahl an offenen Stellen in diesem Bereich weiter steigt.

Schlussbemerkung: Personalcontrolling gehört zu den jüngeren Teilbereichen im Controlling. Längst geht es hier um mehr als „nur“ um die Auswahl der richtigen Bewerber und deren Einladung für ein Vorstellungsgespräch. Man beschäftigt sich vielmehr mit der strategischen Ausrichtung des gesamten Unternehmens. Aus diesem Grund steht weniger der einzelne Mitarbeiter im Fokus, sondern ganze Unternehmensbereiche mit ihren vielen Mitarbeitern finden Betrachtung. Es wird untersucht, wie die Effizienz des Unternehmens verbessert werden kann. Wo sind Defizite vorhanden, an welchen Stellen könnten hochqualifizierte neue Mitarbeiter die Kompetenz der Firma stärken und wettbewerbsfähiger machen.

Um erfolgreich zu sein, ist immer auch die Unterstützung der Belegschaft wichtig. Qualitative Daten im Rahmen von Interviews zu bekommen, ist deshalb eine der wichtigen Aufgaben im Personalcontrolling. Die Ergebnisse zu deuten und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen, ist dann die eigentliche Aufgabe der Fachkräfte. Diese kommen zum Teil aus der Abteilung Human Ressources, möglich sind aber auch Weiterbildungen und Qualifizierungen. Das Personalcontrolling bietet in jedem Fall ein spannendes Tätigkeitsumfeld und verfügt häufig sogar über einen direkten Draht zur Führungsebene in den Unternehmen.


Bildnachweis: © Shutterstock – Titelbild: ASDF_MEDIA -#1: Gorodenkoff -#2: nd3000 -#3: stockfour

Über 

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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