Personalbeschaffung: Recruiting mit technischen Mitteln

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Die Personalbeschaffung ist ein kritischer Bereich für jedes Unternehmen. Denn mit der Qualität dieser wird maßgeblich der Erfolg oder Misserfolg einer Firma bestimmt.


Heute greifen immer mehr Unternehmen auf die Hilfe von automatisierten Recruiting-Prozessen zurück. Dieses sogenannte Robot Recruiting hat dabei Anhänger als auch Kritiker. Aber was genau hat es zu bieten?

Video: Personal Recruiting 2018: Ein Blick in die Zukunft mit Alexander Petsch

Technische Hilfsmittel in der Personalbeschaffung

Das Recruiting ist ein Bereich, der sich im Laufe der Zeit gewandelt hat. Über die Jahrhunderte hat die Personalbeschaffung vieles gesehen und erlebt. Von Branchen, die jeden direkt von der Straße anstellen, über Bereiche, in denen nur der Abschluss relevant ist, bis hin zu langen Bewerbungsprozessen, in denen jeder Aspekt des Bewerbers genau unter die Lupe genommen wird. Und obwohl Unternehmen heute sehr spezifische Bewerbungsläufe nutzen, hat sich ein Bereich kaum verändert – die Art, in der die Bewerbungen eingehen.

Hoffnungsvolle Kandidaten stellen aufwendige Bewerbungsunterlagen zusammen und hoffen mit ihrem Stil, der Wortwahl oder dem Design in der Masse herauszustechen. Sie gehen dabei noch davon aus, dass die Unterlage in die Hände einer tatsächlichen Person fällt, die eine individuelle Entscheidung treffen wird. Zunehmend ist dies jedoch nicht der Fall.

Aktuell setzen rund 2,4 Pozent der Top 1000 Unternehmen in der Bundesrepublik auf die Hilfe vom Robot Recruiting. Die Informationen der Bewerbungsunterlagen werden von einem System ausgelesen und nach einem Algorithmus gefiltert. Sind bestimmte Schlagworte oder Inhalte vorhanden, wird der Bewerber im Prozess weitergeleitet. Alle anderen erhalten eine Absage, die zwar sehr persönlich klingt, in Wahrheit aber lediglich eine Standard-Vorlage ist.

Dabei sind die Systeme sogar so aufgebaut, dass man als Bewerber davon ausgeht, dass ein Angestellter aus der Personalabteilung geantwortet hat:

  • Zwei bis drei Tage zeitverzögerte Antwort
  • Antwort während den Geschäftszeiten
  • Mail kommt nicht sofort um acht zum Arbeitsbeginn
  • Persönliche Signatur

Wie funktioniert Robot Recruiting?

Das Robot Recruiting ist im Grunde ein Matchingprozess. Die verwendeten Algorithmen sind darauf ausgelegt, eine möglichst hohe Übereinstimmung der gewünschten Eigenschaften zu filtern. Dabei ist es möglich, sowohl formlose als auch tabellarische Lebensläufe nach den gewünschten Inhalten zu durchsuchen. Die vorhandenen Informationen werden im Rahmen einer digitalen Lebenslaufanalyse in das System eingespeist.

Anschließend wird eine kognitive Analysesoftware dafür genutzt, die gewünschten Kriterien zu identifizieren:

  • Ausbildung und Abschlüsse
  • Referenzen
  • Ausbildungsstätten

Die Daten werden dabei oft über Schnittstellen wie LinkedIn oder XING in das System eingespeist. Der Bewerber kann sein Profil direkt mit dem Unternehmen verlinken. Ein großer Vorteil solcher Schnittstellen ist es, dass Profile auf Wunsch in unterschiedlichen Sprachen akzeptiert werden. Dies erleichtert den gesamten Vorgang für Bewerber und die Human Resource Abteilung.

Nach einer ersten Vorauswahl erhalten die Mitarbeiter in der Personalbeschaffung lediglich die Lebensläufe, die den gewünschten Kriterien entsprechen. Es wird sich also darauf verlassen, dass die anderen Lebensläufe nicht den eigenen Vorstellungen entsprechen.

Das Matching beginnt für die meisten Bewerber bereits bei der Jobsuche. Sind diese auf Jobplattformen unterwegs, werden Stellenausschreibungen angezeigt, die für den Kandidaten passend sind. (#01)

Das Matching beginnt für die meisten Bewerber bereits bei der Jobsuche. Sind diese auf Jobplattformen unterwegs, werden Stellenausschreibungen angezeigt, die für den Kandidaten passend sind. (#01)

Matching: Die Personalbeschaffung der Zukunft

Das Matching wird in diversen Formen für das Personalrecruitment verwendet. Einfache Systeme setzen lediglich darauf, die vorgeschriebenen Daten abzuarbeiten. Intelligente Systeme sind jedoch in der Lage vorhandene Daten in einen Kontext zu setzen.

Das Matching beginnt für die meisten Bewerber bereits bei der Jobsuche. Sind diese auf Jobplattformen unterwegs, werden Stellenausschreibungen angezeigt, die für den Kandidaten passend sind. Intelligente Algorithmen sind in der Lage, anhand der Lebenslaufdaten zu sehen, welche Positionen passend sind. Eine Person mit Bachelor Abschluss bekommt die Stellenausschreibungen mit einer Master-Abschluss-Anforderung also erst gar nicht zu sehen. Auch wird auf die individuelle Situation des Bewerbers eingegangen. Befindet sich der Kandidat aktuell in einer Position? Ist er noch in der Ausbildung? Wo auf der Welt befindet sich der Bewerber?

Schwierig wird eine solche Auswertung vor allem für Bewerber, die mit formlosen Bewerbungen arbeiten. Das System muss zusammenhängende Sätze analysieren und richtig interpretieren, um die passenden Entscheidungen zu treffen.

Video: Das Recruiting der Zukunft ist social – und die Digitalisierung hilft dabei!

Robot Recruiting: Vor- und Nachteile

Der größte Vorteil der Verwendung vom Robot Recruiting ist ganz klar die hohe Zeitersparnis. Insbesondere Großunternehmen, die im Jahr mit mehreren Tausend Bewerbungen kontaktiert werden, können das System gewinnbringend einsetzen.

Gleichzeitig wird der Bewerbungsprozess für die Jobsuchenden optimiert. Denn wer sich über eine der vielen Jobplattformen bewirbt, der kann auf ausformulierte Anschreiben und durchdachte Designs verzichten – es handelt sich lediglich um einen Austausch von Daten und Fakten. Das Computerprogramm ist außerdem absolut unvoreingenommen.

Die Auswahlkriterien konzentrieren sich nicht auf Aspekte, die möglicherweise durch Diskriminierungen bestimmt sind:

  • Geschlecht
  • Herkunft
  • Aussehen

Der fehlende, persönliche Aspekt wird von Kritikern jedoch gern als großer Nachteil genannt. Denn es besteht durchaus die Möglichkeit, dass das System sehr gute Kandidaten aussortiert, weil ein verstecktes Potenzial nicht erkannt wird. Abschließend kann das Sortieren nach festen Vorgaben dazu führen, dass der Mitarbeiterstamm nur eine geringe Vielseitigkeit aufweist.

Info

Bezieht man die aktuellen Fähigkeiten des Robot Recruitings in Betracht, lohnt sich der Einsatz insbesondere in Arbeitsumfeldern, die einen hohen Personalbedarf und einen Personalumschlag haben. Auch sehr große Unternehmen profitieren von dem System. Klassische Beispiele sind die Callcenter-Branche oder das Dienstleistungsgewerbe wie Reinigungsfirmen.

Es gibt kaum eine Branche, die nicht in mindestens einem Bereich unter einem Fachkräftemangel leidet. Daher greifen immer mehr Firmen auf das sogenannte Headhunting zurück. (#02)

Es gibt kaum eine Branche, die nicht in mindestens einem Bereich unter einem Fachkräftemangel leidet. Daher greifen immer mehr Firmen auf das sogenannte Headhunting zurück. (#02)

Headhunting mit Robot Recruiting

Es gibt kaum eine Branche, die nicht in mindestens einem Bereich unter einem Fachkräftemangel leidet. Daher greifen immer mehr Firmen auf das sogenannte Headhunting zurück. Sie unterbreiten hoch qualifizierten Mitarbeitern von anderen Firmen ein Jobangebot, um diese abzuwerben. Auch in diesem Bereich kann das Robot Recruiting für die Personalbeschaffung zum Einsatz kommen.

Das System kann bestehende Profile auswerten und vorschlagen, für welche Position im eigenen Unternehmen diese infrage kommt. Dafür kommen erneut kognitive Fähigkeiten zum Einsatz. Hat die Person zum Beispiel vor Kurzem eine Fortbildung oder einen neuen Hochschulabschluss beendet, kann man davon ausgehen, dass der Wunsch nach Aufstiegsmöglichkeiten gegeben ist. Sind diese innerhalb der Firma vorhanden, kann dies für das Headhunting eingesetzt werden.

Das sogenannte Activ Sourcing wendet sich sowohl an Kandidaten in einer Anstellung als auch an Jobsuchende. Jedoch sprechen die Unternehmen die gewünschte Zielgruppe selber an, es wird nicht auf eine Bewerbung gewartet. Insgesamt nutzen rund 50 Prozent der Mittelstandsunternehmen in Deutschland das Active Sourcing, um Fachkräfte zu engagieren.

Video: Active Sourcing – Rechtliche Grenzen

Warum ist Active Sourcing auf dem Vormarsch?

Der Fachkräftemangel verursacht in jedem Jahr Umsatzeinbußen in Milliardenhöhe. Die IT-Branche ist besonders stark von fehlenden Fachkräften betroffen. Wer hier die Suche nach der passenden Person aktiv in die Hand nimmt, hat bessere Chancen, die offenen Stellen schnell zu besetzen.

Chat-Bots in der Personalbeschaffung

Die Anwendungsmöglichkeiten der kognitiven Systeme sind unendlich. Sie kommen unter anderem im zunehmenden Maße für Chat-Bots zur Verwendung. Ein Beispiel dafür, welche Fähigkeiten die Chat-Bots mit sich bringen, ist „The Chat Bot Club“. Dieses System ist darauf ausgelegt, in der Abwesenheit des echten Users, Nachrichten zu beantworten. Diese gleichen im Schreib- und Antwortverhalten dem User, dem der Chat-Bot gehört. Dabei ist der Chat-Bot bereits in der Lage, Antwortzeiten, häufig genutzte Worte und Phrasen oder Emojis korrekt anzuwenden.

Ein solches Tool wäre eine exzellente Unterstützung im Rahmen des mobilen Anwerbens von Jobkanditaten – das Mobile Recruiting. Denn Jobsuchende nutzen immer häufiger mobile Endgeräte wie das Smartphone und Tablets dazu, um Jobangebote zu finden. Viele arbeiten mit maßgeschneiderten Job-Apps. Aber auch Angebote über Facebook oder Twitter und anderen Sozialen Netzwerken sind sehr beliebt. Ein Chat-Bot könnte einen Erstkontakt zu den Bewerbern herstellen. Wichtige Fragen zum Job oder dem Bewerbungsprozess ließen sich sofort klären. Die Chat-Bots können außerdem anhaltend mit dem Nutzer in Kontakt stehen, um zum Beispiel aktuelle Jobangebote vorzustellen.

Video: Die Chatbots sind los! | Fairrank TV – Wissenswert

Kommunikation ist relevant

Für beide Seiten in der Personalbeschaffung ist eine schnelle Kommunikation gewünscht. Unternehmen möchten möglichst zeitnah die passenden Bewerber kontaktieren und die Bewerber möchten umgehend über den Stand der Bewerbung informiert werden. Jobplattformen setzen dies zunehmend um. So gibt es Angebote, die per Mausklick das professionelle Profil aus XING oder LinkedIn auf die Plattform transportieren. Ist dies geschehen, ist der Bewerber sofort für die passenden Stellen erreichbar.

Da immer mehr Nutzer dazu tendieren, alltägliche Aufgaben auf mobilen Endgeräten zu tätigen, ist es wichtig, die Technologie des Robot Recruitings auch auf Apps umzulegen. Der gesamte Vorgang spart Zeit und bringt schnell Resultate.

Schnelles Handeln ist wichtig

Unternehmen sind sich zunehmend dem hohen Konkurrenzdruck bewusst, geht es darum, qualifizierte Fachkräfte anzuwerben. Muss der Bewerber lange auf eine Antwort warten, haben währenddessen andere Firmen die Möglichkeit, den Bewerber anzustellen. Selbst wenn das gebotene Angebot besser ist als das bereits angenommene Angebot, ist es für das Unternehmen und den Bewerber in diesem Fall zu spät.

Personalbeschaffung der Zukunft: Robot Recruiting nicht wegzudenken

Bereits heute ist es deutlich, dass eine gute Personalbeschaffung auf allen Ebenen überzeugen muss. Um auch in Zukunft mit der Konkurrenz mitzuhalten, wird es für Unternehmen aller Größe unumgänglich sein, das Robot Recruiting als ein Tool zu integrieren. Es ist davon auszugehen, dass die Vorauswahl für Bewerbungen endgültig nur noch durch Computersysteme stattfinden wird.

Aber auch das Robot Recruiting oder Chat-Bots und alle weiteren technischen Errungenschaften haben ihre Grenzen. Denn um eine Stelle mit dem perfekten Bewerber zu besetzen, ist ein menschliches Feingefühl unersetzlich. Passt der Bewerber ins Team? Repräsentiert er das Firmenimage? Kann er sich eine Zukunft innerhalb der Firma vorstellen? Diese und viele weitere Fragen lassen sich nur in persönlichen Gesprächen klären.

Die Möglichkeiten der technischen Hilfsmittel in der Personalbeschaffung sind also vor allem in den Grundlagen zu finden. Der Ablauf wird beschleunigt und von Anfang an optimiert. In welchem Umfang man die neuen Technologien bereits heute einsetzen möchte, muss jedes Unternehmen selber entscheiden.


Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: _ProStockStudio -#01: _ chombosan  -#02: Syda Productions

Über 

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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