Business Intelligence Reporting: IT-gestützte Berichtserstellung

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Für ein professionelles Business Intelligence Reporting stehen den Unternehmen eine Vielzahl innovativer BI-Tools zur Verfügung. Standardreports werden regelmäßig angefertigt und informieren beispielsweise über Umsatz- und Gewinnkennzahlen. Diese Berichte werden standardisiert und automatisiert zu bestimmten Zeitpunkten erstellt. Im Gegensatz dazu werden mit den Ad hoc Reports besondere Fragestellungen themen- oder anlassbezogen beleuchtet.

Business Intelligence Reporting: maßgeschneiderte Berichte für unterschiedliche Informationsbedarfe

Business Intelligence Reporting ist der Prozess des Erstellens von Berichten für den Endnutzer in einem Unternehmen unter Verwendung einer BI-Software. Es ist ein Teilbereich des gesamten Business-Intelligence-Systems der Firma und sorgt dafür, dass Entscheidungen auf der Basis von zusammengefassten, strukturierten Informationen getroffen werden.

Meist ist das BI-Reporting eine vorkonfigurierte Komponente innerhalb einer BI-Software. In einem automatisierten Prozess werden die analysierten Datensätze erfasst und zu Berichten zusammengestellt. Neben der Darstellung statistischer Daten in Form von Tabellen werden oft anschauliche Visualisierungen in Form von Diagrammen oder sogar interaktiven Grafiken verwendet. Die Ergebnisse der Reports bilden die Grundlage operativer oder strategischer Entscheidungen innerhalb des Unternehmens. Teilweise werden die Analyseergebnisse auch in andere Anwendungen integriert, um dem Management eine Orientierungshilfe bei der Durchführung von Prozessen zur Verfügung zu stellen.

Business Intelligence Reporting: interaktive Berichte verbessern die Entscheidungsqualität (#01)

Business Intelligence Reporting: interaktive Berichte verbessern die Entscheidungsqualität (#01)

Das BI-Reporting wird in drei Bereiche unterteilt:

  • Standard-Reporting
  • Dashboard-Reporting
  • Ad-hoc-Reporting

Standard-Reporting

Beim Standard-Reporting wird ein bestimmter Zeitpunkt, zu dem der Bericht erstellt werden muss, festgelegt. Dabei handelt es sich um ein fixes Datum oder einen Trigger (beispielsweise den Tag, an dem bestimmte Daten vorliegen). Beim Standard-Reporting erfolgt die Berichtserstellung standardisiert und automatisiert. Die Standardisierung bezieht sich dabei auf die Inhalte und das Layout. Aus diesem Grund werden in diesen Berichten vordefinierte Kennzahlen und Dimensionen einbezogen.

Es ist wichtig, dass die Definitionen von Kennzahlen und Dimensionen für alle User verfügbar und nachvollziehbar sind. Auch die Aktualität und Vollständigkeit der Datensätze muss transparent sein. Des Weiteren muss eine Einigung bezüglich des Formats bestehen. Die Standard-Reports können beispielsweise als PDF-Datei, als Ausdrucke oder Tabellenkalkulationen erstellt werden. Schließlich wird auch das Transportmedium standardisiert, sodass allgemein festgelegt wird, ob der Bericht per E-Mail verschickt oder zentral auf einem Server abgelegt wird.

Dashboard-Reporting

Das Dashboard-Reporting ist meist ein komprimiertes Standard-Reporting. Merkmal dieser Art der Berichtserstellung ist das Design, das sich dem Nutzer intuitiv erschließt. Dashboard-Reporting wird oft verwendet, um dem Management kurz und prägnant alle Entscheidungshilfen zu bieten, ohne dass dabei Informationen verlorengehen. Alle wichtigen Kennzahlen sollen auf einen Blick erkennbar sein. Selbsterklärende Darstellungsformen wie das Cockpit-Layout erleichtern das schnelle Verständnis der Zusammenhänge und bringen besonders in gemischten Teams alle Teilnehmer in kurzer Zeit auf einen einheitlichen Informationsstand.

Ad-hoc-Reporting

Mit den Standard-Reports lassen sich nicht alle Informationsbedürfnisse befriedigen. Aus diesem Grund werden themen- und anlassbezogen Ad-hoc-Reports erstellt. Diese Berichte werden meist sehr schnell benötigt. Produktionsausfälle, Umsatzeinbrüche oder ein unvermutet hoher Krankenstand sind Anlässe, bei denen ad hoc ein Bericht über die Ursachen und Handlungsalternativen Auskunft geben kann. Es ist sinnvoll, auch bei den Ad-hoc-Berichten auf die Einhaltung von Standards zu achten. Das Layout, das Output-Format und der Umfang (Anzahl der Kennzahlen je Report) lassen sich sehr gut standardisieren. Definitionen von Kennzahlen, Dimensionen und Objekten sorgen dafür, dass die Ad-hoc-Berichte selbsterklärend sind.

Business Intelligence Reporting: Mobile Anwendungen sind gefragt (#02)

Business Intelligence Reporting: Mobile Anwendungen sind gefragt (#02)

Business Intelligence Reporting: Basis unternehmerischer Entscheidungen

Die führenden Lösungen in der Kategorie BI-Reporting-Tools umfassen Systeme für die Erfassung, Kategorisierung und Analyse von Unternehmensdaten sowie die Generierung von Best Practices zur Optimierung der Entscheidungsfindung in der Firma. Je fortschrittlicher ein derartiges System ist, umso mehr Datenquellen können in die Berichterstellung einbezogen werden. Das impliziert auch interne Metriken, die von den verschiedenen Fachabteilungen des Unternehmens bereitgestellt werden.

Darüber hinaus werden im Kontext von Big Data außerdem vermehrt externe Datenquellen genutzt. Dabei kann es sich um Datensätze aus Drittsystemen handeln oder Interaktionsdaten aus den sozialen Netzwerken sowie E-Mail-Daten und sogar makroökonomische Datensätze werden zur Berichterstellung hinzugezogen. Die BI-Reporting-Software hilft der Firma dabei, Einblicke in das Unternehmenswachstum, die Gewinnentwicklung und das Kundenverhalten sowie die Beurteilung der Firma aus Kundensicht zu erhalten. Die Reports sind Basis für unternehmerische Entscheidungen und sollen letztlich die Wettbewerbsposition der Firma in einem dynamischen, meist globalisierten Umfeld verbessern.

In allen modernen Volkswirtschaften steigt die Bedeutung von Big Data und Open Data, denn der Trend zur digitalen Transformation ist unumkehrbar. Neue Möglichkeiten im Bereich der Informationstechnologie bieten den Unternehmen ungeahnte Chancen. Es ist möglich, Massendaten nicht nur zu speichern, sondern auch mit benutzerfreundlichen BI-Tools so zu analysieren und die Ergebnisse der Datenanalysen zu visualisieren, dass aus den Datensätzen wertvolle Informationen für die Entscheidungen des Managements abgeleitet werden können. Noch nie war es in diesem Ausmaß möglich, die oben genannten Datenquellen zur Informationsgewinnung zu nutzen. Self-Service-Tools sind intuitiv bedienbar und erlauben Mitarbeitern, auch ohne vertieften IT-Background professionelle Analysen vorzunehmen. Das Ergebnis ist letztlich eine völlig andere Ausrichtung unternehmerischer Entscheidungsfindung. Intuition und Vermutungen werden durch Informationen ersetzt. Im Folgenden werden innovative Business Intelligence Reporting Tools vorgestellt, mit denen es auch kleineren und mittelständischen Firmen gelingt, die Berichtserstellung zu optimieren.

Business Intelligence Reporting Tools

Mit einem BI Tool ist es möglich, Daten und Parameter zusammenzustellen und als Business Indikatoren in den Berichten zu nutzen. Werden aussagekräftige Dashboards aufgebaut, hat das Management alle Kennzahlen stets im Blick. Außerdem geben die Berichte mit Trendanalysen Auskunft darüber, in welche Richtung sich das Umfeld entwickeln wird und welche Handlungsoptionen sich daraus für das eigene Unternehmen ergeben.

Bei der Auswahl eines Business Intelligence Reporting Tools ist es besonders für kleinere und mittelständische Firmen wichtig, dass die Anwendung einerseits nicht zu kostenintensiv und andererseits auch nicht zu komplex ist. Unter diesen Aspekten sind die Reporting-Tools großer Anbieter wie SAP, IBM und Microsoft für diese Firmen oft zu teuer und im Hinblick auf den personellen und technischen Aufwand einer Implementierung zu mächtig. Aus diesem Grund wurde in den vergangenen Jahren eine Reihe von BI-Tools entwickelt, die auf die Bedürfnisse kleinerer Organisationen abgestimmt sind. Diese BI Anwendungen überzeugen mit einer Self-Service-Bedienbarkeit und der Tatsache, dass sie nicht aufwendig administriert werden müssen.

 

Business Intelligence Reporting: Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit durch verbesserte Berichte (#03)

Business Intelligence Reporting: Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit durch verbesserte Berichte (#03)

Welche Anforderungen werden an ein Business Reporting Tool gestellt?

Es gibt zahlreiche Anwendungen, mit denen die Berichterstellung optimiert werden kann. Einige der Software Lösungen sind als Open Source Software verfügbar und erleichtern somit den Firmen, kosteneffizient ein BI-Tool zu implementieren. Ein Reporting-Tool sollte folgende Anforderungen erfüllen:

  • Zusammenfassung von Datensätzen verschiedener Quellen
  • einfache Handhabung im Self-Service
  • übersichtliche Darstellung der Ergebnisse von Datenanalysen
  • Darstellung von Zusammenhängen und Mustern durch Grafiken
  • Wahlmöglichkeiten zwischen verschiedenen Diagrammen
  • interaktive Darstellungsformen
  • Blick auf die Details trotz vereinfachter Darstellung
  • Integration in die bestehende IT-Infrastruktur der Firma

Im Folgenden werden zehn Business Intelligence Reporting Tools vorgestellt, welche die Anforderungen mittelständischer Firmen erfüllen und Massendaten im Rahmen von Big Data zu aussagefähigen Berichten verarbeiten.

BI-Tool Merkmale Pluspunkte
Business Intelligence und Reporting Tools (BIRT) Open Source BI Plattform aus dem Projekt Eclipse entstanden
zur Erstellung von Datenvisualisierungen und Reports geeignet
spezieller Berichtsdesigner vereinfacht das Reporting
eine Diagramm-Engine, ein Diagramm-Designer und ein Viewer sorgen für professionelle Berichte
integriert verschiedenste Datenquellen
JasperReport sehr beliebtes und verbreitetes Open-Source-Reporting-Tool Berichterstellung wird mit den Komponenten JasperReport Bibliothek, JasperReport Server sowie JasperReport Studio erleichtert
Möglichkeit der Erstellung interaktiver Analysen und Berichte
einfache Integration in eine bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens
Unterstützung durch eine Dokumentation
KNIME Open Source Analytics Plattform ursprünglich für die pharmazeutische Forschung entwickelt
viele Funktionalitäten sowie Erweiterungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit
Webportal
Integration von maschinellem Lernen und Weka-Unterstützung
Microsoft BI alle BI-Funktionalitäten auf einer integrierten Plattform hunderte von Datenquellen integrierbar
interaktive Analysen und Dashboards optimieren die Entscheidungsfindung
Ad hoc Analysen und Berichte werden unterstützt
Erstellung personalisierter Dashboards
Dashboards unternehmensweit skalierbar für integrierte Kontrolle und Datensicherheit
lokale Berichterstellung mit dem Power BI-Berichtsserver möglich
Vorbereitung der Migrierung zur Cloud
Pentaho komplette BI-Suite unterstützt alle Einsatzbereiche vom Data Mining bis zur Berichterstellung
Pentaho Reporting umfasst zahlreiche Funktionalitäten
Datenbereinigung, -analyse, -exploration und -visualisierung
Möglichkeiten der Prognose
Self-Service Datenanalyse und Berichterstellung möglich
über den Pentaho BI Server werden Berichte veröffentlicht und geteilt
Unterstützung durch zahlreiche Community-Ressourcen
QlikView leistungsfähiges Analyse- und Reporting Tool umfangreiche Möglichkeiten der Visualisierung
einfaches Handling im Self-Service
integriert relevante Daten aus verschiedensten Quellen
interaktive Dashboards und Analytics erweitern den Entscheidungshorizont
Datensätze mobil erfassbar, abrufbar und analysierbar
nachhaltige Reporting-Lösungen garantieren die Genauigkeit der Daten
ReportServer Open Source BI-Plattform mit kommerzieller Version ReportServer unterstützt Standard- sowie Ad hoc Berichte
Word- und Excel-Berichte erstellbar
mehrdimensionale OLAP-Analysen durchführbar
unterstützt Cloud Lösungen
einfache Installation und Bedienbarkeit
Seal Report Open Source Framework zur Erstellung von Berichten und Dashboards es gibt Angebote für professionelle Dienstleistungen in den Bereichen Support und Schulung
Unterstützung von dynamischen SQL-Quellen, nativen Pivot-Tabellen, Web-Berichtsserver und anderen Quellsystemen
einfaches Handling im Self-Service
umfassende Visualisierungsoptionen
SpagoBI komplette Business Intelligence Suite unterstützt eine Echtzeit Datenanalyse und Präsentation
Geschäftsprozesse werden durch ständige Statusberichte kontrolliert
Ineffizienzen und Engpässe werden schnell erkannt
Entscheidungsfindung wird beschleunigt
neue Geschäftsmöglichkeiten werden identifiziert
professioneller Support und Schulungsangebote
Tableau Online skalierbare Cloud Lösung BI Reports in wenigen Minuten im Self-Service erstellbar
intuitiv bedienbares User Interface
viele Optionen für eine Visualisierung
verschiedenste Datenkonnektoren verfügbar
Daten und Metadaten werden online zentral auf einem Server gespeichert
Reports können auf dem Data Server veröffentlicht und geteilt werden

 

Vor welchen Herausforderungen steht das Reporting?

Unternehmen stehen auch im Bereich Business Intelligence Reporting vor wachsenden Herausforderungen. Industrie 4.0, das Internet of Things (IoT) und der allgemeine Trend zur Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft erfordern es, innovative Reporting-Tools einzusetzen. Massendaten zu analysieren reicht allein längst nicht mehr aus. Die Erkenntnisse, die sich aus den Datenanalysen ergeben, werden nur dann zu Entscheidungsgrundlagen, wenn sie in entsprechenden Berichten und Dashboards aufbereitet werden.

Video: BCT BI-Reports

Es müssen zunehmend mehr Datenquellen integriert werden und diese sind bei Weitem nicht immer strukturiert. Polystrukturierte Datensätze ermöglichen den Firmen jedoch völlig neue Einsichten und die Erweiterung der Perspektive. Sensordaten bieten ein fast perfektes Abbild der Realität und die Interaktionsdaten aus den Social Media ermöglichen eine kundenorientierte Marktsegmentierung, mit der die Firma ihre Wettbewerbsposition nicht nur verteidigen, sondern auch noch ausbauen kann. Um den Überblick über die Ergebnisse der Datenanalysen zu behalten, ist es wichtig, anschauliche Berichte zusammenzustellen.

Die BI-Tools sollen einerseits die Berichtserstellung vereinfachen, sodass diese möglichst problemlos im Self-Service durchgeführt werden kann. Auf der anderen Seite stehen die Adressaten der Berichte, die umfassend bis ins Detail und dennoch möglichst auf einen Blick informiert werden möchten, um mit den Berichten die Entscheidungsfindung zu beschleunigen bei gleichzeitiger Verbesserung der Entscheidungsqualität. Die modernen BI-Tools erlauben es, diese teilweise konfliktären Ziele in Einklang zu bringen. Mobile Anwendungen und leichte Bedienbarkeit vereinfachen die Berichtserstellung und sorgen für ein Höchstmaß an Flexibilität. Berichte können direkt in den Fachabteilungen erstellt werden und somit auch sofort Fragestellungen aufgreifen, die dort entstehen. Auf diese Weise werden die Fähigkeiten möglichst vieler Mitarbeiter genutzt und der Weg hin zur digitalen Transformation geebnet.


Bildnachweis:© Shutterstock – Titelbild: studiostoks – #01: Rawpixel.com – #02: Rawpixel.com – #03: Dmitry Kalinovsky

Über 

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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