Buchhaltung für Kleinunternehmer: So einfach geht’s

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Vereinfachte Buchhaltung für Kleinunternehmer: Augenscheinlich ein Vorteil. Dennoch ist die Buchhaltung manchmal tückisch!

Buchhaltung für Kleinunternehmer: Mit oder ohne Software?

Ab dem Tag der Gründung muss ein Kleinunternehmer an seine Buchhaltung denken. Das heißt, dass er wie jeder Unternehmer seine Einnahmen und Ausgaben erfassen und am Ende des Geschäftsjahres eine Gewinnermittlung durchführen muss.

Wichtiges Detail: Die Buchhaltung muss für einen sachkundigen Dritten nach ausreichender Zeit der Einsichtnahme nachvollziehbar sein. Abenteuerliche Auflistungen der Geldbewegungen, die im besten Fall nur der Unternehmer selbst versteht, sind somit nicht zulässig.

Diese Tätigkeiten kommen auf den Kleinunternehmer in puncto Buchhaltung zu:

  • Erfassung von Zahlungsein- und -ausgängen
  • Rechnungen erstellen
  • Ablage organisieren
  • Kundendaten verwalten
  • Daten von Lieferanten verwalten
  • Gewinnermittlung durchführen

Die Buchhaltung umfasst also deutlich mehr als das bloße Aufschreiben von Forderungen und Verbindlichkeiten. Ein Kleinunternehmer kann seine Buchhaltung auch per Schriftform auf Papier durchführen. Er kann Excel nutzen und dort eine Tabelle für Zahlungen oder mit Adressen von Kunden und Lieferanten anlegen.

Wichtig ist nur die Einhaltung des oben genannten Grundsatzes, der die Nachvollziehbarkeit der Buchführung verlangt. Diese Vorgehensweise mag nach der Existenzgründung auch noch möglich sein. Doch mit fortschreitendem Geschäftserfolg und häufigeren Buchungen werden die Geldbewegungen mehr, der Datenbestand wächst ins Unübersichtliche hinein.

Der Steuerberater schimpft, weil er im Zettelchaos keinen Überblick mehr hat. Nun ist die Zeit für eine Buchhaltungssoftware spätestens gekommen! Sie erleichtert nicht nur die oben genannten Aufgaben und erstellt aus den Kundendaten und Angeboten automatisch Rechnungen oder nötige Mahnungen.

Die Buchhaltungssoftware sorgt auch dafür, dass die Buchhaltung für Kleinunternehmer allen rechtlichen Anforderungen genügt und dass auch sämtliche wichtigen Nummern für Arbeitgeber vorhanden sind. Denn ein Kleinunternehmer kann auch Mitarbeiter beschäftigen und ist spätestens dann mit einer selbst kreierten Buchhaltungsübersicht überfordert.

Die Software für Kleinunternehmer sollte möglichst einfach zu bedienen sein, denn viele „kleine“ Selbstständige sind nur nebenerwerblich selbstständig und brauchen eine Software, die praktisch von allein läuft. Sie sollte einen Überlick über das aktuelle Jahr sowie das vorangegangene Geschäftsjahr bieten, um einen Vergleich zu bekommen. Und was braucht die Software für Kleinunternehmer noch?

Kleinunternehmer wollen sich in der Regel auf ihr Geschäft konzentrieren und wünschen sich eine beinahe selbstständige Buchhaltung. (Fotolizenz-Shutterstock: _Roman Samborskyi )

Kleinunternehmer wollen sich in der Regel auf ihr Geschäft konzentrieren und wünschen sich eine beinahe selbstständige Buchhaltung. (Fotolizenz-Shutterstock: _Roman Samborskyi )

So umfangreich sollte die Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer sein

Kleinunternehmer wollen sich in der Regel auf ihr Geschäft konzentrieren und wünschen sich eine beinahe selbstständige Buchhaltung. Mit einer modernen Buchhaltungssoftware ist genau das möglich, wenn bei der Auswahl darauf geachtet wird, dass alle wichtigen Funktionen enthalten sind. Die Software soll Rechnungen ausstellen und Zahlungen erfassen können, außerdem ist die Belegarchivierung ein wichtiges Features.

Viele der auf dem Markt erhältlichen Softwares sind für einen Kleinunternehmer allerdings überdimensioniert und bieten derartig viele Funktionen, dass die wirklich wichtigen kaum noch zu finden sind. Dabei will der Kleinunternehmer doch nur seine Buchhaltung nebenbei erledigen können, möchte einen Überblick über seinen Umsatz haben und es seinem Steuerberater leichter machen, wenn sich das Jahr dem Ende neigt und die EÜR anzufertigen ist.

Die Erfassung der Umsatzsteuer ist für einen Kleinunternehmer hingegen nicht nötig, denn mit seinem Status ist er von dieser Steuer befreit. Plant er aber, sein Unternehmen in Zukunft auszubauen und möchte dann nicht auch wieder die Software für die Buchhaltung wechseln, ist es sinnvoll, wenn eine Berechnung der Umsatzsteuer sowie die nötigen Funktionen für die Voranmeldung der Umsatzsteuer beim Finanzamt direkt enthalten sind.

Diese Funktionen der Software sollten für die Buchhaltung von Kleinunternehmern vorhanden sein:

  • Erstellung von Rechnungen und Angeboten
  • Erfassung von Belegen
  • Überblick über Einnahmen, Ausgaben, Umsatz und Gewinn
  • Kundendaten

Natürlich kann jeder Selbstständige seine Gewinnermittlung selbst erledigen, kein Gesetz schreibt es vor, einen Steuerberater zur Hilfe zu nehmen. Gerade bei einem Kleinunternehmer schaut das Finanzamt auch oft nur grob über die abgelieferten Zahlen, Betriebsprüfungen kommen bei dieser Unternehmergruppe vergleichsweise selten vor.

Dennoch sollte eine gute Buchhaltungssoftware zumindest die Möglichkeit zulassen, mit dem Steuerberater zu kooperieren und sich mit diesem zu verbinden. Das heißt, dass eine entsprechende Schnittstelle zu diesem vorhanden sein sollte.

Auch für die Übermittlung der EÜR an das Finanzamt sollte eine entsprechende Schnittstelle integriert sein. Wer die Umsatzsteuer melden bzw. in jedem Jahr abrechnen muss, sollte zudem die entsprechende Schnittstelle in seinem Buchhaltungsprogramm vorfinden.

Wer als Kleinunternehmer mit dem Onlinebanking arbeitet, braucht auch dafür die entsprechende Schnittstelle. So lassen sich direkt eingegangene Zahlungen verbuchen und Verbindlichkeiten sowie Forderungen ausgleichen.

Als besonders hilfreich haben sich im täglichen Umgang mit der Buchhaltungssoftware auch solche Funktionen erwiesen, die beispielsweise den Umsatz aus dem letzten Jahr als Vergleich heranziehen oder die spezielle Zusatzfeatures wie die Suche nach einem Steuerberater bieten. Somit lässt sich direkt erkennen, ob ein Wachstum des Unternehmens auf belastbaren Zahlen beruht oder ob nicht die Ausgaben in gleichem Maße wie die Einnahmen gestiegen sind.

Wachsen Umsatz und Gewinn, ist die Sachlage anders, als wenn lediglich der Umsatz wächst und der Gewinn auf gleicher Höhe stagniert. Dank umfassender Buchhaltung und vorhandenem Dashboard bzw. dank einer nutzbaren Reportfunktion ist die finanzielle Lage des Unternehmens jederzeit einsehbar.

Ab dem Tag der Gründung muss ein Kleinunternehmer an seine Buchhaltung denken. Das heißt, dass er wie jeder Unternehmer seine Einnahmen und Ausgaben erfassen und am Ende des Geschäftsjahres eine Gewinnermittlung durchführen muss. (Fotolizenz -shutterstock: ESB Professional)

Ab dem Tag der Gründung muss ein Kleinunternehmer an seine Buchhaltung denken. Das heißt, dass er wie jeder Unternehmer seine Einnahmen und Ausgaben erfassen und am Ende des Geschäftsjahres eine Gewinnermittlung durchführen muss. (Fotolizenz -shutterstock: ESB Professional)

Kleinunternehmer mit Mitarbeitern: Erweiterung der Buchhaltungssoftware nötig

Werden Mitarbeiter durch den Kleinunternehmer beschäftigt, ist eine Erweiterung der Buchhaltungssoftware wichtig. Während sich viele Buchhaltungstipps für Kleinunternehmer immer damit befassen, dass die Buchführung möglichst einfach und komprimiert sein sollte, werden möglicherweise beschäftigte Mitarbeiter und der mit der Anstellung verbundene Aufwand gern vergessen.

Dabei ist es hilfreich, wenn die Software unter anderem die folgenden Funktionen mitbringt:

  • Unterteilung in Mitarbeitertypen
    Hier werden Minijobber, kurzfristig beschäftigte Mitarbeiter, sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, Auszubildende, Werkstudenten, geschäftsführende Gesellschafter, Praktikanten und weiterbeschäftigte Rentner erfasst. Außerdem gibt es entsprechende Unterteilungen für die Art der Versicherung: gesetzlich oder privat versichert oder freiwillig gesetzlich versichert. Auch die individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden hier erfasst.
  • Abrechnung
    Die Abrechnung des Kammerbetrags wird hierüber vorgenommen. Dies geschieht automatisch, es müssen keine separaten Buchungen vorgenommen werden.
  • Entgeltarten
    Die Software übernimmt die richtige Zuordnung und rechnet zum Beispiel Gehalt und Lohn, Vorschüsse und Boni, Schichtzuschläge, Sachbezüge, Kindergartenzuschüsse oder Kilometergeld ab. Auch spezielle Vergünstigungen wie Firmenwagen o. ä. werden hier erfasst, sodass genau ersichtlich wird, welcher Mitarbeiter wie viel Geld als Basis erhält und welchen Anteil an den Auszahlungsbeträgen Zuschüsse oder Sonderzahlungen ausmachen.
  • Abwesenheit
    Für die korrekte Lohnabrechnung müssen die Zeiten der Abwesenheit des Mitarbeiters erfasst werden. Dazu zählen Urlaubs- und Krankheitstage, Ausfallzeiten wegen Streiks, Mutterschutz und unentschuldigte Fehltage neben einigen weiteren Gründen des Fernbleibens vom Arbeitsplatz.
    Meldewesen Die Software übernimmt automatisch alle nötigen Meldungen an die Sozialversicherungen, an das Finanzamt und an die Unfallkassen. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn neue Mitarbeiter hinzugekommen sind und angemeldet werden müssen bzw. wenn Mitarbeiterabgänge zu verzeichnen sind. Die Mitarbeiterbewegungen werden somit automatisch erfasst und bei den Zahlungen berücksichtigt.

Die für die einzelnen Buchungen nötigen Dokumente werden automatisch erstellt und können ausgedruckt werden. Darüber hinaus sollte sich das Mitarbeiter-Buchhaltungsprogramm automatisch mit dem normalen Buchhaltungsprogramm verbinden, damit Personalkosten korrekt als Betriebsausgaben erfasst werden können.

Beide Programmteile interagieren miteinander und stellen somit die korrekten Daten bereit. Auch wenn viele Kleinunternehmer nur einen oder zwei Mitarbeiter beschäftigten: Mit dem Wachstum des eigenen Unternehmens und dem Übergang vom Kleinunternehmer zum normalen Unternehmer werden weitere Buchungen nötig.

Dann ist es gut, wenn die Software bereits solche Funktionen enthält und keine Umstellung auf ein neues Programm nötig ist. Sinnvoll ist auch das Zubuchen weiterer Features, somit kann das bisherige Programm weiter genutzt werden.

Der große Vorteil einer Nutzung eines Buchhaltungsprogramms für die Beschäftigung von Mitarbeitern besteht darin, dass die Abrechnungen korrekt sind. Gerade in dem Bereich der Personalverwaltung, wo so viele Fehler passieren können, weil zahlreiche individuelle Abzüge und Zuschüsse zu berücksichtigen sind, ist es schier unmöglich, händisch eine korrekte Abrechnung zu erstellen.

Mit dem Programm ist ein Kleinunternehmer bzw. jeder Selbstständige auf der sicheren Seite und kann davon ausgehen, dass die gesetzlichen Vorgaben für Unternehmer eingehalten werden.

In Zeiten, in denen überall auf die Notwendigkeit der Datensicherung hingewiesen wird, fragen sich viele Kleinunternehmer, ob die Nutzung der Cloud wirklich sinnvoll ist. (Fotolizenz-Shutterstock: Gorodenkoff )

In Zeiten, in denen überall auf die Notwendigkeit der Datensicherung hingewiesen wird, fragen sich viele Kleinunternehmer, ob die Nutzung der Cloud wirklich sinnvoll ist. (Fotolizenz-Shutterstock: Gorodenkoff )

Stationäres Programm oder Clouddienste nutzen?

In Zeiten, in denen überall auf die Notwendigkeit der Datensicherung hingewiesen wird, fragen sich viele Kleinunternehmer, ob die Nutzung der Cloud wirklich sinnvoll ist. Sind die Daten dort sicher? Und was sind überhaupt die Vorteile einer Cloud?

Eine Buchhaltungssoftware, die stationär auf dem Rechner installiert wird, war lange Zeit gang und gäbe. Sämtliche Dokumente liegen auf diesem einen Rechner bereit, auf den nur innerhalb des Firmennetzwerkes zugegriffen werden kann.

Die Software muss natürlich gekauft werden, sie veraltet allerdings nach einiger Zeit. Damit ist nicht mehr sicher, ob sie noch den gesetzlichen Anforderungen genügt. Die Hersteller stellen Updates bereit, doch diese kosten zusätzliches Geld. Sind Fehler bei der Installation aufgetreten, funktioniert die Buchhaltungssoftware nicht richtig bzw. droht der Verlust wichtiger Daten.

Vielleicht doch lieber die Cloud nutzen? Die Software, die über die Cloud angeboten wird, ist meist über einen monatlich zu zahlenden Tarif nutzbar. Dieser erscheint auf den ersten Blick gering, doch über die Dauer der Nutzung, also über Jahre hinweg, gesehen, läppert sich eine hübsche Summe zusammen. Damit kann die Cloud sogar teurer werden als die stationär zu nutzende Software für die Buchhaltung.

Die Vorteile der Cloud liegen allerdings woanders und genau diese lassen sie unschlagbar werden. Die Cloud wird in dem Umfang genutzt, in dem sie benötigt wird. Zusatzfunktionen müssen nicht gebucht und damit unnötig bezahlt werden, der Nutzer zahlt nur für das, was er auch nutzt. Im Bedarfsfall können die Funktionen erweitert werden, was über eine Anpassung des Tarifs möglich ist.

Wichtige Updates werden direkt online geschaltet und stehen somit umgehend zur Verfügung. Damit ist sichergestellt, dass nicht nur der praktische Nutzen der Software vorhanden ist, sondern dass sie auch den gesetzlichen Vorgaben genügt. Gleichzeitig muss sich der Nutzer um nichts weiter kümmern, der Support pflegt Updates automatisch ein.

Für alle diejenigen, die häufig unterwegs sind, bietet die Cloud sogar noch einen weiteren Vorteil. Der Zugriff auf die Daten ist nach entsprechender Autorisierung von überallher möglich. Das wiederum bedeutet, dass die Buchhaltung auch auf Geschäftsreise nicht warten muss. Angesichts dessen, dass auch Kleinunternehmer mobil sein müssen, ist dies der wohl wichtigste Vorteil der Nutzung der Cloud für die Buchhaltung.


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