Outsourcing als wirtschaftliche Unternehmenslösung: Chancen und Schwierigkeiten

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Neue Aufgabenfelder und ein erhöhter Arbeitsanfall in einem Unternehmen sind die typischen Gründe für ein Outsourcing. Diese Option ist deutlich günstiger, als neue Mitarbeiter einzustellen. Bei der Auslagerung der Arbeit sparen die Firmen Kosten, doch es gibt viele Details zu beachten.

Outsourcing: Eine kurze Definition

Die Bezeichnung Outsourcing steht für die Nutzung von externen Personalressourcen. Wenn die eigenen Mitarbeiter voll ausgelastet sind, aber kein neues Personal eingestellt werden soll, werden bestimmte Aufgaben an externe Dienstleistungs- oder Produktionsunternehmen vergeben. Hierbei handelt es sich grundsätzlich um Sekundäraufgaben, die den einwandfreien Ablauf im firmeneigenen Business gewährleisten. Die Firmen selbst können sich also weiter auf ihr eigentliches Geschäft fokussieren, während die Sekundärfunktionen von dem Dienstleister erledigt werden.

Häufig kommt es bei einem verstärkten Wachstum eines Betriebs zum Outsourcing. Abhängig vom Unternehmenserfolg und davon, wie nachhaltig sich dieser entwickelt, steht die Geschäftsführung vor einer wichtigen Entscheidung: Soll weiteres Personal eingestellt werden oder ist es sinnvoller, die Arbeit auszulagern?
Outsourcing ist heutzutage immer häufiger zu beobachten. Es spart den betroffenen Unternehmen viele Kosten, da die Personalnebenkosten entfallen. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mit Nebenaufgaben beschäftigen, sodass sich auch der Zeitaufwand reduziert. Allerdings sind neben den Vorteilen auch bestimmte Nachteile zu erwähnen, die mit den Auslagern einhergehen.

Neue Aufgabenfelder und ein erhöhter Arbeitsanfall in einem Unternehmen sind die typischen Gründe für ein Outsourcing. (#01)

Neue Aufgabenfelder und ein erhöhter Arbeitsanfall in einem Unternehmen sind die typischen Gründe für ein Outsourcing. (#01)

Outsourcing aus Sicht der Unternehmer

Anfangs waren es vorwiegend die Großunternehmen, die sich für das Modell des Auslagerns entschieden. Mittlerweile wissen auch kleine und mittlere Firmen die Vorteile zu nutzen. Selbst für Einzelunternehmer und Freelancer besteht die Möglichkeit, Outsourcing zu betreiben, um bei der Arbeit die volle Konzentration auf das Kerngeschäft zu behalten.

Vor der Kontaktaufnahme mit potenziellen Outsourcing-Dienstleistern sollten die Firmeninhaber eine individuelle Outsourcing-Lösung berechnen, um festzustellen, inwieweit sich das neue Geschäftsmodell lohnt. Das gilt auch für einen nur vorübergehenden Dienstleistervertrag. Die detaillierten Informationen zum Vorgehen und zur jeweiligen Branche stehen im Internet zur Verfügung. Auch der Kontakt zu den Dienstleistern erfolgt häufig online.

Im Vordergrund der Definition steht immer wieder die Kostenreduzierung. Teilweise ist diese durch das Outsourcing in Billiglohnländer möglich, wo es spezialisierte Betriebe für viele Bereiche gibt, sei es im Maschinenbau oder in der Textilindustrie. Auch beim Berechnen der Transportkosten rentiert sich ein solches Modell. Wichtig ist allerdings, dass die Qualität stimmt, was man durch eine gezielte Kontrolle und durch entsprechende Schulungen sicherstellen kann. Beispiele zeigen, dass die Qualität sogar erhöht werden kann, wenn die eigene Produktion überlastet ist oder man im eigenen Betrieb nicht die geeigneten Voraussetzungen hat. Bei diesem Beispiel handelt es sich allerdings eher um eine Ausnahme.

Typische Bereiche für Outsourcing

Fast in jeder Branche sind erfolgreiche Outsourcing-Modelle zu finden. Zu den wichtigen Bereichen zählen:

  • IT-Outsourcing – viele Firmen setzen auf eine fachkundige Betreuung, die inzwischen oft online erfolgt,
  • Marketing – hier kümmern sich Dienstleister um Social Media, Newsletter, Firmen-Homepage, Medienerstellung und viele andere Dinge,
  • Buchhaltung – damit erspart man sich eine extra Abteilung wie das firmeninterne Lohnbüro,
  • Textil-Produktion und andere industrielle Herstellung – findet häufig im Ausland statt,
  • Call Center – für Kundenservice und teilweise auch für Akquise.

Abhängig von der Branche und von der jeweiligen Situation kann Outsourcing für beide Seiten – das Unternehmen und den Dienstleister – vorteilhaft sein. Allerdings sind auch gewisse Einschränkungen und Risiken zu berücksichtigen. Gerade im Business lässt sich nicht immer eine sichere Prognose abgeben, darum ist es wichtig, die verschiedenen Randbedingungen in die Überlegungen mit einzubeziehen und genaue Informationen einzuholen.

Video: Was sind Vor- und Nachteile von Outsourcing?/h2>

Pro Outsourcing: Die Vorteile

Reduktion der Kosten

  • Beim Outsourcing fallen keine zusätzlichen Personalkosten an, denn Sozialversicherungsausgaben entstehen dadurch nicht.
  • Zudem arbeiten Dienstleister, die sich auf eine bestimmte Tätigkeit spezialisiert haben, effektiver und haben bereits Kontakt zu günstigen Lieferanten.
  • Beim Berechnen des Modells sollte sich eine Kostensenkung von mindestens 20 % ergeben, damit es sich rentiert. In der Folge ist auch die Liquidität höher.

schnelleres Wachstum

  • Gerade Existenzgründer wünschen sich einen schnellen Start. Durch Outsourcing sind die Anfangskosten relativ gering, wodurch das wirtschaftliche Wachstum auch langfristige Erfolge möglich macht.

geringeres Risiko

  • Wenn die Produktion nicht im eigenen Betrieb stattfindet, wird auch das Risiko ausgelagert. Die Gefahren beziehen sich auf unvorhergesehene Ereignisse aber auch auf die wirtschaftliche Entwicklung.

Konzentration auf die Kernkompetenz

  • Durch die Auslagerung lassen sich die eigenen Kompetenzen besser bündeln. So fällt es der Geschäftsleitung und auch den Mitarbeitern leichter, die wichtige Arbeit konzentriert zu erledigen.
  • verbesserte Effektivität
  • In der Folge der gebündelten Kernkompetenz bleiben mehr Ressourcen zur Verbesserung der Produktivität.

Qualitätssteigerung

  • Eine gute Qualitätskontrolle und das Vertrauen zur Outsourcing-Firma sind unverzichtbar für eine zuverlässige Qualitätssteigerung.

Kontra Outsourcing: Die Nachteile

  • Größere Abhängigkeit
  • Die Abhängigkeit der Firmen untereinander erhöht sich, was für beide Seiten ein Problem darstellen kann. Für den auslagernden Betrieb besteht das Risiko von Verzögerungen oder Qualitätsverlust, für das Outsourcing-Unternehmen geht es um fristgerechte Zahlung und um eine faire Vertragsgestaltung. Zudem wird die Flexibilität dadurch verringert.
  • mehr Kommunikationsbedarf

Die Auslagerung von verschiedenen Tätigkeiten erfordert eine optimale Kommunikation, um Missverständnisse zu vermeiden. Alle Details müssen genau abgesprochen werden. Solche Absprachen führen womöglich zu Nachbesserungen, was einen gewissen Zeitaufwand bedeutet.

Schwächung des firmeninternen Fachwissen

Wenn sich ein anderer Betrieb um die Produktion oder andere Tätigkeiten kümmert, wird das interne Know-how geschwächt. Das wirkt sich womöglich auch auf den eigenen Firmenauftritt aus und verstärkt wiederum die Abhängigkeit.

  • personelle Folgen
  • Durch das Outsourcing wird eventuell das eigene Personal entlassen oder zumindest kein neues eingestellt. Die Zahl der Arbeitsplätze sinkt.
  • Probleme mit dem Datenschutz

Abhängig von dem Aufgabengebiet kann es Schwierigkeiten mit der Wahrung von Geschäftsgeheimnissen geben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Zulieferer Zugriff auf persönliche Daten oder auf sensible Geschäftsunterlagen hat.

Diese Pros und Kontras sind ein Zeichen dafür, dass Outsourcing zwar ein sinnvolles Modell sein kann, jedoch eine genaue Vertragsgestaltung erfordert, um Probleme auszuschließen. Im Business zählt vor allem die Wirtschaftlichkeit, und diese sollte bei einem optimierten Outsourcing-Vertrag gegeben sein. Vor diesem Hintergrund wiegt das Pro offensichtlich schwerer als das Kontra, denn ein Blick in die modernen, erfolgreichen Firmen zeigt die positive Wahrnehmung eines solchen Geschäftsmodells. Möglicherweise liegt das auch daran, dass die Probleme erst nach einer Weile auftreten und darum nicht so deutlich im Vordergrund stehen.

Video: Outsourcing – einfach erklärt!

Verschiedene Arten von Outsourcing

Die Informationen zum Thema Outsourcing beziehen sich auf verschiedene Modelle. Diese sollen im Folgenden detaillierter beschrieben werden. Abhängig von der Firmenbranche und von dem Tätigkeitsumfeld gibt es mehrere Optionen, die für das eigene Unternehmen infrage kommen.

  • Das unternehmensinterne Outsourcing – Hier geht es nicht um die externe Auslagerung, sondern um eine Weitergabe der Geschäftsaufgaben an ein Tochterunternehmen. Zu diesem Zweck kann auch eine neue Firma gegründet werden, um anschließend die Tätigkeit auszulagern. Typischerweise eignet sich dieses unternehmensinterne Outsourcing-Modell für Großunternehmen.
  • Business Process Outsourcing – Dieser Betriff bezieht sich auf die Auslagerung von Geschäftsprozessen. Es werden also komplette Prozesse an eine andere Firma übergeben. Das heißt im weiteren Sinn, dass neben den Aufgaben auch die entsprechende Kontrolle ausgelagert wird.
  • Knowledge Process Outsourcing – Bei diesem Modell handelt es sich um eine komplexe Form der Auslagerung. Es eignet sich für Situationen, in denen sich eine Firma schwierigen Herausforderungen stellen muss, die sie alleine nicht bewältigen kann. Häufig liegen diese unerwarteten Aufgaben außerhalb des Geschäfts- und Wissensbereichs, sodass die Hilfe von Spezialisten gefordert ist. Wenn die entsprechenden Aufgabenbereiche scharf abgegrenzt sind, spricht man auch vom Outtasking.
  • Out-Servicing – Diese Auslagerung betrifft ausschließlich den Kundendienst, der zum Beispiel an ein Callcenter vergeben wird.
    Offshore-Outsourcing – Die Auslagerung an ausländische Firmen, die auch als Offshoring bezeichnet wird, macht die Produktion besonders günstig, zudem kann die Leistung häufig verbessert werden. Allerdings sind bei diesem Outsourcing-Modell viele Details zu beachten, die im Folgenden näher erläutert werden.

Offshore-Outsourcing: Informationen, Pro und Kontra

Offshoring ist ein beliebtes Modell, vor allem bei größeren Firmen. Im Ausland arbeiten die Fachkräfte oft sehr zuverlässig, trotzdem erhalten sie zumeist weniger Gehalt als hier. Das gilt sowohl für die IT-Branche als auch für den Bereich der Produktion. Die Experten aus anderen Ländern kann man online kontaktieren, um sie kennenzulernen und um sich einen Eindruck von ihren Fähigkeiten zu machen.

Damit es später nicht zu Problemen kommt, sollten die folgenden Kriterien genauer betrachtet werden:

  • Sprachliche Hürden und kulturelle Unterschiede können die Zusammenarbeit schwierig machen. Grundsätzlich läuft die Kommunikation im internationalen Bereich in englischer Sprache ab. Schon bei der Kontaktaufnahme sollte man sich darauf vorbereiten und nicht nur die Schulkenntnisse mitbringen. Zur Überbrückung der kulturellen Differenzen ist es hilfreich, respektvoll mit dem Gegenüber umzugehen. Außerdem lohnt es sich, die Gepflogenheiten im jeweiligen Land kennenzulernen.
  • Die Arbeitsmoral hängt eng mit der Mentalität zusammen. So gelten die Deutschen im Allgemeinen als fleißig und korrekt, während andere Nationen als lässig oder kreativ bekannt sind. Darauf sollte man sich einstellen und immer ein gewisses Risiko einkalkulieren: Eventuell ist die Produktivität in einigen Ländern nicht so hoch, dafür arbeiten die Angestellten besonders gründlich.

Beim Offshoring in weit entfernte Länder kann die Zeitverschiebung Schwierigkeiten verursachen. Die Entfernung an sich ist durch die Online-Kommunikation zwar zu lösen, aber wenn eine schnelle Entscheidung nötig ist oder wenn ein dringendes Problem geklärt werden muss, sind die entsprechenden Kontaktpersonen wegen der Zeitverschiebung womöglich nicht erreichbar.

Die zahlreichen Möglichkeiten, einen einzelnen Bereich auszulagern oder unvorhergesehene Personalprobleme auf diese Weise zu lösen, machen das Outsourcing zu einem gefragten Modell. (#02)

Die zahlreichen Möglichkeiten, einen einzelnen Bereich auszulagern oder unvorhergesehene Personalprobleme auf diese Weise zu lösen, machen das Outsourcing zu einem gefragten Modell. (#02)

Worauf beim Outsourcing zu achten ist

Die zahlreichen Möglichkeiten, einen einzelnen Bereich auszulagern oder unvorhergesehene Personalprobleme auf diese Weise zu lösen, machen das Outsourcing zu einem gefragten Modell. Unter Berücksichtigung der Nachteile können die Firmen also die Vorteile für sich nutzen. Um tatsächlich davon zu profitieren, sollte man allerdings bestimmte Maßnahmen treffen, damit es nicht zu folgenschweren Fehlentscheidungen kommt. Schon in der Vorbereitungsphase lassen sich eventuelle Fehler vermeiden, sodass der Weg für ein erfolgreiches Outsourcing geebnet ist.

Die optimale Vorgehensweise sieht so aus:

  • Klare Definition der Aufgabenbereiche: Was genau soll an der Dienstleister weitergegeben werden? Welche Tätigkeiten bleiben im eigenen Betrieb? Auch die eindeutige Formulierung eines Ziels hilft dabei, das Modell konsequent aufzubauen und die wichtigen Schritte festzulegen.
  • Risiken mit einkalkulieren: Das Pro für das Outsourcing sollten nicht die Einschränkungen und Probleme verdrängen. Besser ist es, sich auf eventuelle Schwierigkeiten einzustellen und eine Notfalllösung zur Hand zu haben, wenn es tatsächlich dazu kommt.
  • Perfekte Ausarbeitung der Verträge: Hier legt man fest, welche Tätigkeiten vom Dienstleister zu erledigen sind und wie die Rechte und Pflichten definiert sind. Auch die Regelung, was bei einer Nichterfüllung des Vertrags geschieht, darf nicht fehlen. Ein Rechtsanwalt hilft bei der exakten Formulierung und auch bei eventuellen Anpassungen, die bei einer Veränderung auf dem Markt nötig sein können.
  • Gute Kommunikation: Die Absprachen müssen unmissverständlich sein, damit beide Seiten vor Fehlern geschützt sind. Nur so kann der externe Betrieb zufriedenstellende Ergebnisse liefern.
  • Die Auswahl des richtigen Lieferanten/Dienstleisters: Online erhält man einen Überblick über die möglichen Outsourcing-Dienstleister für das eigene Business. Beim ersten Kennenlernen lässt sich feststellen, ob neben dem fachlichen Know-how auch die zwischenmenschliche Chemie stimmt. Eventuell ist es sinnvoll, zunächst einen kurzfristigen Vertrag abzuschließen, um festzustellen, ob die Zusammenarbeit gut funktioniert.
  • Nicht in jedem Fall ist Outsourcing die Ideallösung: Beim Berechnen des Modells sollte sich eine Ersparnis von 20 % oder mehr ergeben. Erst dann lohnt es sich, alles für die Auslagerung in die Wege zu leiten.
  • Das eigene Personal motivieren: Bei der Entscheidung für einen Outsourcing-Dienstleister ist es umso wichtiger, die Angestellten respektvoll zu behandeln. Sie dürfen nicht das Gefühl haben, dass ihr Arbeitsplatz in Gefahr ist. Eine angenehme Umgebung, viel Zuspruch und Lob von der Geschäftsleitung und andere positive Rahmenbedingungen schaffen eine gute Atmosphäre und sorgen dafür, dass die Mitarbeiter zufrieden sind.

BIldnachweis:©Shutterstock-Titelbild: Rawpixel.com -#01: Photon photo -#02: Rawpixel.com

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Über 

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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