Output Management: So einfach senkt man Unternehmenskosten!

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Das Ziel eines Unternehmens liegt in der Gewinnmaximierung. Dafür kommen verschiedene Ansätze in Betracht – so auch Output Management, das für alle Firmen wichtig ist, die einen hohen Output an Dokumenten haben. Hier ist es besonders wichtig, dass die Informationen richtig erzeugt, verteilt und aufgehoben werden. Rechnungen, Bestellungen, Verträge und Briefe von Kunden kommen als derartige Dokumente infrage.

Was ist Output Management?

Firmen müssen sich heutzutage um viele Dinge kümmern – Nutzung der Cloud, Big Data und weitere dieser Aspekte gehören zum täglichen Geschäft im Business. Nun kommt auch noch das Outputmanagement dazu, das sogar für C-Level-Manager relevant sein dürfte. Kundenorientiertes Arbeiten setzt nämlich genau hier an und somit stellt Output Management einen wichtigen Hebel für die Einsparung von Kosten dar.

Output Management umschreibt die Erstellung, Verteilung, Steuerung und Generierung von Dokumenten physischer oder elektronischer Art, wobei alle Empfänger intern und extern berücksichtigt werden. Outputmanagement zählt daher zur Prozesssteuerung und wird im Rahmen der Prozessoptimierung immer relevanter. Gleichzeitig ist der Prozess des Output Managements hochkomplex, denn hier wird gleichzeitig über mehrere Schnittstellen gearbeitet.

Dabei muss berücksichtigt werden, dass die Dokumentenausgabe von Unternehmen immer größer wird, gleichzeitig geht der Trend aber zu persönlichen Informationen. Der Kostendruck wird damit immens erhöht. So entsteht der Wunsch nach einer deutlichen Vereinfachung, der bitte gleichzeitig eine kosteneffiziente Lösung darstellen soll. Ein System zum Output Management ist gefragt.

Nun stellt sich das Problem, dass die elektronischen Kommunikationsmethoden und –wege immer mehr zunehmen. Die meisten Firmen nutzen unterschiedliche Plattformen, um die IT-Ressourcen zu steigern. Bisherige Konzepte können nur noch bedingt helfen. Wichtig ist daher eine unternehmensweite Lösung, die eine gewisse Transparenz mit sich bringt und für Entlastung im IT-Bereich sorgt.
Diese Darstellung zeigt, dass Output Management in modernen Unternehmen wichtiger ist denn je und dass eine dahin gehende Beratung Lösungen aufzeigen kann, die auch im C-Level-Management zum Einsatz kommen.

Firmen müssen sich heutzutage um viele Dinge kümmern – Nutzung der Cloud, Big Data und weitere dieser Aspekte gehören zum täglichen Geschäft im Business. (#01)

Firmen müssen sich heutzutage um viele Dinge kümmern – Nutzung der Cloud, Big Data und weitere dieser Aspekte gehören zum täglichen Geschäft im Business. (#01)

Zwei Kernbereiche im Output Management

Zwei Kernbereiche lassen sich im Output Management (OM) unterscheiden: zum einen die Software, mit deren Hilfe Dokumente erstellt und formatiert werden. Zum anderen die Verteilung dieser Dokumente über die verschiedenen Ausgabekanäle. Mithilfe dieser Form des Managements sollen Informationen besser gesteuert werden können, wobei sie gleichzeitig auf diverse Zielgruppen zugeschnitten werden müssen. Dokumente werden bereitgestellt und elektronisch oder physisch verteilt. Durch die beiden Kernbereiche des OM werden sämtliche Prozesse in den Firmen optimiert, und zwar in jeder Beziehung: Zeit, Kosten und Qualität.

Was macht die Software?

Output Management beginnt immer damit, dass Geschäftsdokumente erzeugt werden. Diese sind Teil der täglichen Geschäftsprozesse, sollen aber gleichzeitig möglichst zeit- und kosteneffektiv erstellt werden können. Dafür muss zuerst feststehen, aus welchen Systemen Daten weitergenutzt werden und über welchen Kanal sie wieder ausgegeben werden sollen. Eine Softwarelösung kann hier effektiv helfen: Sie bietet zum Beispiel einen Editor, mit dessen Hilfe die Konfiguration der Geschäftsdokumente möglich ist. Der verantwortliche Sachbearbeiter konzentriert sich dank dieser Lösungen auf die Erstellung der nötigen Texte und muss sich weder mit der Formatierung noch mit Ausgabe und Versand befassen.

Eine gute Software bietet zudem jederzeit eine einheitliche Sicht auf sämtliche Dokumente und Informationen in allen angebundenen Systemen. Somit stehen dem Sachbearbeiter alle Möglichkeiten zur elektronischen Weiterverarbeitung der Daten frei – auch archivierte Dateien können weiter genutzt werden. Damit dies möglich ist, bieten die elektronischen Lösungen Schnittstellen zu den übrigen und bisherigen Systemen und Archiven. Über diese Schnittstellen findet eine Verbindung statt, sodass die Inhalte der gespeicherten Dateien transparent werden und direkt zur Verfügung stehen. Bisher genutzte Applikationen und Systeme für die Archivierung können in vollem Umfang weiter genutzt werden.

Video:SEAL Systems erklärt: Corporate Output Management

Wichtige Aspekte im Output Management?

Die verschiedenen Kanäle, die beim Output Management berücksichtigt werden müssen, werden immer weiter differenziert. Anfangs waren es nur Print- und Web-Bereich. Heute müssen Daten und Geschäftsdokumente auch mobil weitergereicht werden, dazu kommen die verschiedenen Social Media-Plattformen. Durch die Vielzahl der Kanäle erklärt sich, warum das gesamte Thema an Anspruch und Bedeutung gewinnt. Die Empfänger wollen adäquat bedient werden, Geschäftsdokumente müssen zielgruppengerecht erstellt worden sein.

Ein modernes System für das Output Management kann daher verschiedene Formate ebenso bearbeiten, bündeln und weiterleiten bzw. ausgeben. Gerade Firmen, die bereits viele Jahre am Markt tätig sind und bisher bereits Output Management Systeme genutzt haben, müssen diese anpassen und sich selbst umstellen, damit sie die Menge an Dokumenten sinnvoll verarbeiten können. Das gilt gerade für die Recherche und das Anzeigen von Archivdokumenten, die in neue Systeme eingepflegt werden müssen.

Wichtig: Das Output muss über alle Kanäle hinweg sicher und korrekt verteilt werden. Dafür ist ein Abgleich der Datenquellen nötig, der im Output Management selbstverständlich sein sollte. Außerdem muss ein finaler Abgleich der Daten stattfinden, ehe die endgültige Verteilung vorgenommen wird. Fehlerhafte Geschäftsdokumente, falsche Zielpersonen oder veraltete Daten schaden dem Image der Firma ebenso wie der Karriere des Verantwortlichen – er muss für seinen Fehler haften. Man nehme hier nur das Beispiel einer Bank, die fehlerhafte Kontoauszüge verteilt. Nicht auszudenken, wenn so etwas tatsächlich geschieht! Oder eine Person die Auszüge eines anderen Kunden ausgehändigt bekommt. Prüfroutinen sind daher wichtig und müssen angepasst bzw. aktualisiert werden.

Mit einer Kontrolle des Outputs geht die Datensicherung einher, die ebenfalls über alle Kanäle hinweg gewährleistet sein muss. Nicht selten sind in der Vergangenheit Firmen negativ in der Presse erwähnt worden, weil vertrauliche Geschäftsdokumente nach außen gedrungen sind oder falsch verteilt wurden. Teilweise waren sie sogar öffentlich zugänglich. Hier kommen zudem Nutzungsrechte ins Spiel – nicht jeder Mitarbeiter eines Unternehmens darf zu allen Dokumenten und Daten Zugang bekommen. Ein gutes Output Management regelt daher auch die Zugriffsmöglichkeiten durch Angestellte. In dem Maße, wie die Menge der Daten zunimmt, müssen daher bessere Sicherungsmaßnahmen im System integriert werden.

Die Internetwelt ist schnelllebig und Kunden erwarten immer direkte Rückmeldungen. Daher sind Funktionen für eine Volltextsuche unverzichtbar im Business! Auch weit zurückreichende Ergebnisse können damit angezeigt werden, wobei wiederum wichtig ist, dass diese Ergebnisse stets transparent gestaltet werden. Die Back-End-Infrastruktur muss dafür allerdings erst entsprechend eingerichtet oder überarbeitet werden.

Die Internetwelt ist schnelllebig und Kunden erwarten immer direkte Rückmeldungen. Daher sind Funktionen für eine Volltextsuche unverzichtbar im Business! Auch weit zurückreichende Ergebnisse können damit angezeigt werden, wobei wiederum wichtig ist, dass diese Ergebnisse stets transparent gestaltet werden. (#02)

Die Internetwelt ist schnelllebig und Kunden erwarten immer direkte Rückmeldungen. Daher sind Funktionen für eine Volltextsuche unverzichtbar im Business! Auch weit zurückreichende Ergebnisse können damit angezeigt werden, wobei wiederum wichtig ist, dass diese Ergebnisse stets transparent gestaltet werden. (#02)

Output Management: Was das wieder kostet!

Die Einführung eines Systems für Druckausgaben und deren Management kostet erst einmal Geld – und da soll das Unternehmen sparen können? Diese Anschaffung zahlt sich aber auf längere Sicht gesehen aus, denn die bereits angesprochenen Sicherheitslücken können sich auch in monetärer Hinsicht negativ auswirken. Daher sollten Firmen besser in hochqualitative Lösungen investieren, die für eine korrekte Erstellung, Verteilung und einen sorgfältigen Abgleich der verwendeten Geschäftsdokumente sorgt.

Nicht zuletzt ergeben sich Einsparpotenziale durch die Nutzung eines Output-Systems, denn durch das Ausweichen der Kommunikation auf digitale Kanäle lassen sich teils enorme Druck- und Versandkosten sparen. Sie wollen Reports und Listen innerhalb des Unternehmens verteilen? Dann wurden bisher den Adressaten (Geschäftsführer, Abteilungsleiter u. a.) Papierdokumente zur Ansicht in die Hand gedrückt. Dank des Managements der Textausgaben kann von allen der Web-Viewer genutzt werden. Die Druck- und Papierkosten können Sie sich sparen.

Weitere Beispiele sind digital versendete Rechnungen, Einladungen zu Versammlungen, Steuerbescheinigungen und viele weitere Dinge mehr, die üblicherweise auf dem Postweg zum Empfänger gebracht wurden, können über das Internet verschickt werden.
Hierbei sei auch auf die Kosten hingewiesen, die sich durch das System in Bezug auf die Wahl des Speichermediums einsparen lassen. So werden Daten entsprechend ihres Alters gespeichert – unnötige Dateien werden nicht mehr aufgehoben. Hier liegen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für den Geschäftsdatenverkehr zugrunde.

Die Einsparungen können sogar marketingtechnisch genutzt werden. Denn wer weniger Papier verbraucht und Druckkosten spart, schont die Umwelt. Das wiederum kommt bei den Kunden gut an und verbessert das Image des Unternehmens.

Video:Was ist modernes Output-Management? Warum wenden es Unternehmen nicht an?

Wie entwickelt sich das Output Management?

Der Wandel, der sich im Output Management bereits vor Jahren abgezeichnet hat, hält immer noch an. Er wird durch die wachsende Bedeutung der elektronisch versendeten Geschäftsdokumente bedingt und lässt den Markt vielschichtiger werden. Allerdings wird er damit auch immer unübersichtlicher. Das Management für die Datenausgabe muss sich immer stärker anpassen, was auch im Hinblick auf die Einhaltung bestimmter Standards (PDF/A-Standard u. a.) wichtig ist.

Der Markt für das Output Management wird auch in vielen Jahren noch gegeben sein, denn die Entwicklung hält nicht an. Die derzeitigen E-Briefe der Post sind nur ein Beispiel für die stetige Weiterentwicklung, welches zeigt, dass sich die Kommunikationskanäle nicht an einmal Erreichtem festhalten. In dem Zuge, wie sich die Kommunikation verändert und an Tempo zunimmt, muss auch das Output Management stetig angepasst werden. Innovationen auf diesem Gebiet werden Experten zufolge zum ständigen Begleiter der anwendenden Firmen.

Früher einmal wurden Geschäftsdokumente einzeln erstellt und gedruckt. Der Drucker befand sich am Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters und von dort wurde das Druckdokument entnommen, musste kuvertiert und frankiert werden. Dann ging es damit ab zur Post, die es wiederum an den Adressaten übermittelte. Jetzt nutzen Firmen den Managed Document Service, bei dem einzelne Briefe erstellt und gespoolt werden. Sie werden sozusagen über den ganz großen Datenoutput produziert. Moderne Software für das Output Management nutzen das aus und arbeiten mit der Druckertreiberschnittstelle, die Windows zur Verfügung stellt. Zusätzlich müssen dezentrale Anwendungen berücksichtigt werden, die aus unterschiedlichen Dateien stammen.

Online-Schnittstellen sind eine wichtige Voraussetzung für das Nutzen der Systeme, auch die genannten Druckertreiberschnittstelle und weitere Varianten. Diese müssen angebunden werden, damit jegliche Form von Datenoutput eingebracht und eingebunden werden kann. Die Software, die hier eingesetzt wird, stellt am Ende eine Art Drehscheibe dar, mit der beliebige In- und Outputs gesteuert werden können. Damit entsteht ein Massenoutput, der über alle gängigen Kanäle verbreitet und dennoch individuell gestaltet werden kann. Was für eine Karriere eines Managementsystems!

Online-Schnittstellen sind eine wichtige Voraussetzung für das Nutzen der Systeme, auch die genannten Druckertreiberschnittstelle und weitere Varianten. Diese müssen angebunden werden, damit jegliche Form von Datenoutput eingebracht und eingebunden werden kann. (#03)

Online-Schnittstellen sind eine wichtige Voraussetzung für das Nutzen der Systeme, auch die genannten Druckertreiberschnittstelle und weitere Varianten. Diese müssen angebunden werden, damit jegliche Form von Datenoutput eingebracht und eingebunden werden kann. (#03)

Output Management und Archivierung

Wer in einer Firma am Multichannel-Output arbeitet, muss sich auch mit dem Thema der Archivierung vertraut machen. Der gesamte elektronische Datenverkehr soll inklusive der verfassten E-Mails durch ein System geleitet werden, welches natürlich die einzelnen Kanäle auch bedienen muss. So wächst auf beiden Seiten der genannten Drehscheibe die Vielfalt: Es gibt immer mehr Input, aber auch mehr Datenausgaben, die individuell verteilt werden sollen. Dabei müssen vielfältige Aufgaben gelöst werden, die an den Multichannel zu stellen sind.

Gern möchten die Provider der Dienste die Entscheidung übernehmen, ob ein Dokument gedruckt und verteilt oder elektronisch verschickt werden kann. Doch diese Entscheidung liegt bei der betreffenden Firma selbst, die vielleicht eine Beratung braucht, nicht jedoch eine Entscheidungsabnahme. Wichtig ist immer die Archivierung zu berücksichtigen, die aber dazu noch so gestaltet werden muss, dass Sie jederzeit auf die Dateien zugreifen können und dass diese bei einem Datenabgleich ebenso berücksichtigt werden. Hohe Anforderungen an das Output Management, welches diese Aufgabe mit der passenden Software aber spielerisch meistert.

Wer in einer Firma am Multichannel-Output arbeitet, muss sich auch mit dem Thema der Archivierung vertraut machen. Der gesamte elektronische Datenverkehr soll inklusive der verfassten E-Mails durch ein System geleitet werden, welches natürlich die einzelnen Kanäle auch bedienen muss. (#04)

Wer in einer Firma am Multichannel-Output arbeitet, muss sich auch mit dem Thema der Archivierung vertraut machen. Der gesamte elektronische Datenverkehr soll inklusive der verfassten E-Mails durch ein System geleitet werden, welches natürlich die einzelnen Kanäle auch bedienen muss. (#04)

Die Qual der Wahl: Welche Ausgabe-Lösung ist die beste?

Für die meisten Anwendungsfälle gilt, dass die bereits auf dem Markt befindlichen Produkte den Bedarf sehr gut abdecken können. Dabei sind diese Produkte teils sehr verschieden und können nicht in gute und schlechte Softwares eingeteilt werden. Vielmehr ist nicht jede Lösung für jeden Anwendungsfall geeignet. Für die Auswahl des passenden Produkts ist es wichtig, das eigene Ziel zu kennen und eine Prozessanalyse durchzuführen. Denn nur derjenige, der den eigenen Bedarf einschätzen kann, wird die passende Softwarelösung finden. Die Einsatzszenarien sollten klar definiert sein, damit können individuelle Anforderungen formuliert werden. Der Auswahlprozess einer Lösung für das Output Management wird leichter möglich.

In jedem Fall ist festzuhalten, dass eine Lösung für die Datenausgabe immer sinnvoll ist, denn in den zahlreichen Druck- und Veröffentlichungsvorgängen liegt ein riesiges Einsparpotenzial. Dafür ist allerdings die Antwort auf die Frage: „Wo hat meine Firma Handlungsbedarf?“ sehr wichtig. Um diese Antwort zu finden, muss der Gesamtprozess beleuchtet werden, der auch als End2End bezeichnet wird. Wichtig: Die Einführung eines Output-Management-Systems muss mit den Unternehmenszielen harmonieren und zu den firmeninternen Prozessen passen. Betrachten Sie dafür auf der einen Seite die technischen Möglichkeiten, auf der anderen Seite die organisatorische Durchsetzungsmöglichkeit.

Video:Trends im Output Management

Unterschiedliche Output-Management-Lösungen

Am Markt sind verschiedene Output-Management-Lösungen zu finden, die sich durch die Lösungsklassen und durch die Produktphilosophien unterscheiden. Die Lösungsklassen können wiederum darin unterschieden werden, dass sie zum einen hauptsächlich für die Erzeugung und Verwaltung des Outputs zuständig sind und dass sie auf der anderen Seite für die Verteilung der Geschäftsdokumente genutzt werden können. Einige Lösungsanbieter setzen auf den Output, der in Word erstellt wird, andere wiederum nutzen weitere Textverarbeitungsprogramme, für die eigene Clients entwickelt wurden. Nur wenige Hersteller decken wirklich die gesamte Anforderungspalette ab, was aber nicht zwingend ein Nachteil sein muss. Denn auch nur wenige Firmen haben einen solchen Bedarf zu decken, meist müssen individuelle Lösungen gefunden werden, die sich im Alltag bewähren können.

Aufgrund der sich ständig weiterentwickelnden Kommunikationsmöglichkeiten und der Nutzung diverser Plattformen durch die Firmen müssen sich die Output-Systeme ebenfalls ständig anpassen. Diese Bewegung am Markt ist durchaus positiv zu bewerten. Für die Anbieter der Softwarelösungen bedeutet das, dass sie ihr Portfolio ständig vorantreiben müssen und den Kunden eine stetige Beratung zusichern sollten. Denn viele Anwender sind durch die Fülle an Informationen und Möglichkeiten der Systeme überfordert und auf eine solche Beratung angewiesen – auch wenn der IT-Spezialist in der Firma ebenfalls weiterhelfen kann. Die sehr spezifisch ausgerichteten Lösungen werden aber von den Anbietern am besten erklärt und für die individuelle Anwendung vorbereitet.

Aufgrund der sich ständig weiterentwickelnden Kommunikationsmöglichkeiten und der Nutzung diverser Plattformen durch die Firmen müssen sich die Output-Systeme ebenfalls ständig anpassen. Diese Bewegung am Markt ist durchaus positiv zu bewerten. (#05)

Aufgrund der sich ständig weiterentwickelnden Kommunikationsmöglichkeiten und der Nutzung diverser Plattformen durch die Firmen müssen sich die Output-Systeme ebenfalls ständig anpassen. Diese Bewegung am Markt ist durchaus positiv zu bewerten. (#05)

Output-Management-Lösungen und Dokumentenmanagement

Wie immer im Unternehmensalltag müssen auch beim Output Management mehrere Stellen zusammenarbeiten und verschiedene Dinge abgeglichen werden. So ist es auch verständlich, dass die Output-Management-Lösungen mit dem Dokumentenmanagement zusammenarbeiten müssen. Bisher wurden einzelne „Säulen“ oft separat betrachtet und zur Anwendung gebracht – ein Fehler, wie die Praxis zeigt. Denn die Geschäftsprozesse sind nicht nachhaltig oder wenigstens durchgängig, wenn einzelne Bereiche getrennt von anderen betrachtet und angewendet werden. Die einzelnen Prozesse müssen vielmehr stärker verzahnt werden, was auch für die End2End-Prozesse gilt. Dokumentenmanagement muss Hand in Hand mit dem Management des Outputs gehen, wobei auch das Input-Management-System berücksichtigt werden muss.

Doch noch ein weiterer Punkt sollte nicht aus den Augen gelassen und separat betrachtet werden: Die Trennung der Daten von Layout ist ebenfalls in vielen Fällen nicht sinnvoll. Dies streift das Thema des Responsive Designs. Allerdings stehen die meisten Firmen in diesem Bereich noch ganz am Anfang. Auf lange Sicht gesehen wird aber keiner Firma etwas anderes übrig bleiben, als alle Vorgänge transparent und flexibel zu gestalten. Der Grund: Die Gesellschaft und damit auch die einzelnen Zielgruppen, die unternehmensintern festgelegt worden sind, verändern sich und passen sich den digitalen und elektronischen Medien immer stärker an. Die Welt wird schnelllebiger, die Kommunikation soll in Echtzeit stattfinden. Das trifft wieder das Beispiel des bereits erwähnten E-Briefes, der den Postboten ersetzen soll bzw. dies in vielen Fällen bereit schon getan hat.


Bildnachweis:©Fotolia-Titelbild: benekamp -#01:cirquedesprit -#02:cirquedesprit #03:cirquedesprit -#04:cirquedesprit -#05 :taa22

Über 

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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