Ad hoc Reporting: Bedarfsorientierte anstatt starre Analysen

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Die Digitalisierung der Wirtschaft führt dazu, dass immer mehr Entscheidungen in den Unternehmen datenbasiert getroffen werden. Nie zuvor standen dem Management derartig viele Datenquellen zur Verfügung, die mit Business Intelligence Tools verarbeitet und ausgewertet werden.

Aus diesem Grund werden neben den Standard Reports auch Ad hoc Reports erstellt, die jederzeit das Tagesgeschäft unterstützen können.
Anlass- und themenbezogen werden in kürzester Zeit Datenanalysen durchgeführt. Auf diese Weise wird es möglich, spontan auf aktuelle Fragestellungen zu reagieren und in Krisensituationen schnell zu handeln.

Was ist unter Ad hoc Reporting zu verstehen?

Ad hoc Reporting ist das Erstellen von Berichten auf Anfrage und in möglichst kurzer Zeit. Obwohl nicht viel Zeit für die Datenanalyse und Berichtserstellung zur Verfügung steht, muss diese selbstverständlich dafür sorgen, dass alle Informationen korrekt und präzise verarbeitet und die Ergebnisse anschließend in geeigneter Form dargestellt werden. Ziel ist die Bereitstellung von Entscheidungsgrundlagen für das Management und die Geschäftsführung.

Das Erstellen von Präsentationen gehört für die meisten Manager zur täglichen Routine. Die Geschäftsführung benötigt anschaulich dargestellte Informationen, um Investoren über aktuelle Unternehmenskennzahlen in Kenntnis zu setzen. Die einzelnen Abteilungen im Unternehmen nutzen die neuesten Key Performance Indikatoren (KPI), um daran ihre Aktivitäten auszurichten und Umsatzzahlen sind für die Führungsebene wichtige Entscheidungsgrundlagen. Dabei ist der Faktor Zeit entscheidend. Wenn die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die entsprechenden Daten haben und die Reports möglichst im Self Service erstellen können, sind optimale Bedingungen für die Erstellung von Berichten auf Anfrage gegeben.

Auf den Punkt gebracht, lässt sich feststellen, dass Ad hoc Reports die moderne Form des Informationsaustauschs in einem Unternehmen darstellen. Immer wenn der Bedarf für einen bestimmten Bericht entsteht, kommt das Ad hoc Reporting zum Einsatz und wird mit Hilfe innovativer Softwareanwendungen durchgeführt. Außerdem werden mit den Ad hoc Reports Lücken in und zwischen den monatlichen Standard Reports geschlossen. Werden bestimmte Informationen dringend benötigt, aber die Zeit für eine ausführliche Analyse von Massendaten fehlt, können Ad hoc Reports die nötigen Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung stellen.

Diese Kurzberichte haben teilweise nur den Umfang einer einzigen Tabelle oder weniger Seiten. Es ist jedoch mit den modernen Informationstechnologien durchaus möglich, auch umfangreiche Reports ad hoc zu erstellen.

Video: Was sind Ad-hoc-Mitteilungen? Ad-hoc und Director’s Dealings einfach erklärt! | Finanzlexikon

Kennzahlen stehen im Fokus der Ad hoc Reports

Ähnlich wie bei den Standardberichten stehen auch bei den Ad hoc Reports überwiegend die Kennzahlen des Unternehmens im Mittelpunkt des Interesses. Dabei handelt es sich beispielsweise um die Umsatzentwicklung, die Liquidität, die Margen-Prognose oder Mitarbeiterkennzahlen. Eine wichtige Kennzahl ist auch der ROI (Return on Investment), der die prozentuale Relation zwischen Investitionen und dem Gewinn angibt und Aussagen darüber erlaubt, wann eine Investition sich rentiert hat. Der ROI wird häufig auch als Kapitalrendite bezeichnet.

Neben diesen allgemeinen Kennzahlen werden im Rahmen des Ad hoc Reporting jedoch auch speziellere Fragestellungen analysiert. Die IT Abteilung liefert Kennzahlen über Fehlerquoten, die besonders dann interessant sind, wenn sie bei kundennahen Prozessen auftreten und somit die Kundenzufriedenheit direkt negativ beeinflussen. Außerdem werden Key Performance Indikatoren für bestimmte Projekte oder Abteilungen ermittelt.

Obwohl die Ad hoc Reports meist relativ kurz sind, sind sie im unternehmerischen Alltag sehr wichtig und nützlich. Die Kurzberichte steigern die Flexibilität des Unternehmens und initiieren Maßnahmen, mit denen auf Veränderungen am Markt, der Kundenbedürfnisse sowie auf Probleme bei den Geschäftsprozessen reagiert wird. Ad hoc Reporting ist also eine effektive Möglichkeit, mit überschaubarem Aufwand die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen.

Die Digitalisierung der Wirtschaft führt dazu, dass immer mehr Entscheidungen in den Unternehmen datenbasiert getroffen werden. (#01)

Die Digitalisierung der Wirtschaft führt dazu, dass immer mehr Entscheidungen in den Unternehmen datenbasiert getroffen werden. (#01)

Inhalt und Form entscheiden über die Effizienz der Ad hoc Reports

Kurzberichte müssen verständlich sein, damit ihre Inhalte im Unternehmensalltag berücksichtigt werden. Es ist der Sinn dieser Art von Berichterstellung, spontan, anlassbezogen und somit schnell Auswertungen vorzulegen. Eine weitere Bedingung ist die schnelle Verständlichkeit, sodass die Entscheider sich nicht lange einarbeiten müssen.

Bei der Erstellung der Kurzberichte sollten deshalb verschiedene Aspekte im Augen behalten werden:

  • Kompaktheit
  • Einleitung und Ende
  • Zielgruppenorientierung

Kurzreports sollten nach der Formel KISS (Keep it short and simple) aufgebaut sein. Dann liefern die Ad hoc Reports das, was man von ihnen erwartet: eine schnelle Möglichkeit, Entscheidungen datenbasiert abzusichern. Trotzdem sollte der Aufbau nicht vernachlässigt werden. Eine Einleitung und ein Ende bieten den Zuhörern wichtige Orientierungshilfen, sodass sie die Informationen in den passenden Kontext einordnen können. Die Orientierung an der Zielgruppe ist ebenfalls wichtig, denn es ist ein Unterschied, ob der Kurzbericht für die Investoren oder den Betriebsrat erstellt wird.

Video: ad hoc, was bedeutet ad hoc?

Was sollte bei der Präsentation beachtet werden?

Der Ad hoc Report wird anlassbezogen erstellt und soll also eine bestimmte Informationslücke schließen. Das muss bei der Präsentation selbstverständlich berücksichtigt werden. Die Informationen sollten übersichtlich und verständlich unter Bezugnahme auf den speziellen Kontext präsentiert werden. Die Verständlichkeit muss soweit gehen, dass der Kurzbericht ohne weitere Erklärungen seine Aussagekraft behält. Sind diese Bedingungen erfüllt, können auf Grundlage des Ad hoc Reports die entsprechenden Maßnahmen ohne zeitliche Verzögerung eingeleitet werden.

Wie werden Ad hoc Reports erstellt?

Für die Berichtserstellung stehen leistungsstarke Analytic Tools und Business Intelligence Anwendungen zur Verfügung. Diese digitalen Instrumenten sind geeignet, um die Datenanalyse extrem schnell durchzuführen. Sollen Fachabteilungen Ad hoc Reports anfertigen, ist es wichtig, dass die Benutzerfreundlichkeit der Tools im Vordergrund steht. In vielen Fällen wird mit einem web-basierten Ad hoc Reporting gearbeitet.

Das hat entscheidende Vorteile:

  • Der Datenzugriff ist für jeden Mitarbeiter an jedem Ort und jederzeit möglich
  • die Reports können am PC, Notebook oder Tablet erstellt werden
  • die Dateneingabe und der Datenabruf erfolgen zeitnah
  • der Austausch von Informationen wird gefördert
  • meist steht ein Support der Dienstleister zur Verfügung

Welche Vorteile bieten Ad hoc Reports?

Die digitale Transformation verlangt von den Unternehmen einen professionellen Umgang mit Daten und zwar in allen Bereichen und auf allen Ebenen. In der Produktion steuern Daten die Abläufe und ermöglichen eine vorausschauende Maschinenwartung. Im Marketing werden durch die Aufnahme von unstrukturierten Datenquellen beispielsweise aus den Social Media völlig neue Ansatzpunkte für ein kundenindividuelles Marketing generiert. Auch im Verwaltungsbereich laufen die Prozesse automatisiert und datengestützt ab.

Allgemein wird eine Beschleunigung der Geschäftsprozesse erreicht. Darüber hinaus führt die Einbeziehung von Daten aus der Umwelt und von den Wettbewerbern dazu, dass Chancen und Risiken schneller erkannt werden und damit die Reaktionsgeschwindigkeit des Unternehmens steigt. Letztlich werden sich die Unternehmen erfolgreich im Wettbewerb behaupten, die es verstehen, die massenhaft anfallenden Daten optimal zu analysieren und entsprechend zu interpretieren.

Dem Management fehlt jedoch oft die Zeit, um eine ausführlich Datenanalyse durchzuführen. Hier sind Informationen gefragt, die auf einen Blick alles Notwendige zusammenfassen und aus denen dann die entsprechenden Maßnahmen abgeleitet werden. Zu diesem Zweck werden Reports erstellt. Moderne Reporting Tools sind einfach zu handhaben und werden aus diesem Grund immer beliebter. Es ist damit zu rechnen, dass sie in Zukunft die am häufigsten eingesetzten BI Tools sein werden.

Die digitale Transformation verlangt von den Unternehmen einen professionellen Umgang mit Daten und zwar in allen Bereichen und auf allen Ebenen. (#02)

Die digitale Transformation verlangt von den Unternehmen einen professionellen Umgang mit Daten und zwar in allen Bereichen und auf allen Ebenen. (#02)

Wie funktionieren moderne Reporting Tools?

Es werden visuelle Hilfsmittel genutzt, um Kennzahlen, Key Performance Indikatoren oder Umsatzzahlen darzustellen. Auf diese Weise kann der Status beschrieben werden und darauf aufbauend können Maßnahmen angestoßen werden, die zu einer Verbesserung der Situation führen. Konkret werden beispielsweise Fragen beantwortet, ob die Umsatzentwicklung zufriedenstellend ist, wie hoch der aktuelle Krankenstand im Unternehmen ist und ob die Lagerbestände ausreichend sind. Die Datendarstellung erfolgt stark verdichtet und Prognosemodelle erlauben einen Blick in die Zukunft.

Meist werden die Ergebnisse der Ad hoc Datenanalysen bildlich als Tacho, Ampel, Balken- oder Verlaufsdiagramm auf einem Dashboard dargestellt. Dabei können auch Warnfunktionen eingefügt werden, die eine Meldung auslösen, wenn Werte vordefinierte Grenzen über- oder unterschreiten.

Die Softwareanwendungen, mit denen Ad hoc Reports erstellt werden, ergänzen das ERP-System des Unternehmens und können dort als Schnittstelle fungieren. Im Gegensatz zum ERP-System, das die gesamte Ressourcenplanung vornimmt, sind diese Anwendungen flexibler, schneller und auch leichter zu bedienen. Mitarbeiter der Fachabteilungen, die über wenig IT-Wissen verfügen, können mit diesen Tools Datenanalysen intuitiv und spontan durchführen. Damit werden die Erfahrungen der Mitarbeiter optimal für freie Analysen und kurzfristige Reportings genutzt. Wird eine Schnittstelle zum ERP-System verwendet, können alle nötigen Daten schnell und fallbezogen ausgelesen werden.

Optimale Flexibilität durch Ad hoc Analysen im Self Service

Tools wie QlikView, IDL.DESIGNER oder InfoZoom zeichnen sich durch die einfache Bedienbarkeit aus und ermöglichen anschauliche visuelle Darstellungen. Tableau Online ist eine Cloud-Lösung, die das gemeinsame Bearbeiten von Reports durch mehrere Mitarbeiter ermöglicht. Auch das Angebot der Telekom, cPlace, setzt auf Ad hoc Reporting im Teamwork. Alle Tools unterstützen den Self Service und ermöglichen eine weitgehende Unabhängigkeit von der IT-Abteilung. Außerdem kann eine erhebliche Zeitersparnis realisiert werden, weil manuelle Dateneingaben entfallen.

Die einzelnen Abteilungen können jederzeit flexible Datenanalysen durchführen und zeitnah alle Informationen zusammenstellen. Damit wird es möglich, sehr schnell auf dynamische Umweltbedingungen zu reagieren und der Konkurrenz einen entscheidenden Schritt voraus zu sein. Es ist auch aus fachlicher Perspektive sinnvoll, Datenanalysen dorthin zu verlagern, wo die betrieblichen Fragestellungen tatsächlich auftreten. Die Eigenständigkeit der Fachabteilungen wird dadurch erheblich gestärkt und die Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter optimal genutzt.

Video: Viktor Mayer-Schönberger: Big Data. Wie wir in Zukunft leben werden.

Ad hoc Reporting im Umfeld von Big Data

Die rasant wachsenden Datenmengen (Big Data) stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Es müssen Daten aus unstrukturierten oder polystrukturierten Quellen berücksichtigt und möglichst fehlerfrei und schnell verarbeitet, analysiert sowie interpretiert werden. Daten aus sozialen Netzwerken, Sensordaten und Datensätze von RFID-Chips oder aus dem Internet sollen in das Reporting einbezogen werden.

Das ist nur mit modernen Business Intelligence Tools durchführbar. Mit diesen Tools wird es auch Anwendern ohne vertiefte IT-Kenntnisse ermöglicht, Ad hoc Reports zu erstellen und in geeigneter Form zu präsentieren. In-Memory-Analyse-Systeme unterstützen das Ad hoc Reporting. Dennoch nutzen laut einer Umfrage von Bitkom Research, die im Auftrag von KPMG durchgeführt wurde, immer noch 75 Prozent aller Unternehmen Excel oder Access für die Erstellung der Ad-hoc-Analysen. Der Anteil von Firmen, die Analysen im Big Data Umfeld vornehmen, hat sich jedoch innerhalb von zwei Jahren von neun auf 17 Prozent nahezu verdoppelt.


Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild:  airdone -#01: Bakhtiar Zein-#02:Kheng Guan Toh_

Über 

Rebecca Liebig ist gerade im achten Monat schwanger. Voller Vorfreude auf ihr Baby genießen sie und ihr Mann die spannende Zeit. Von der ersten Übelkeit bis hin zu den Bewegungen ihres Mädchens halten sie alles fest. Schließlich möchte man sich später ja auch an diese Zeit erinnern. Bei der Planung des Kinderzimmers gehen die Vorstellungen zwar auseinander. In einem sind sich Rebecca und ihr Mann jedoch einig: Die aufregende Zeit wollen sie so richtig genießen. Rebecca plant, drei Jahre mit ihrer Tochter zu Hause zu bleiben. Auch ihr Mann möchte zwei Monate Elternzeit nehmen.

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